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Tribuna de Maria Rosa Lloveras sobre la norma ISO 30300 en el diario “Expansión”

Escrito por: el 11/04/2012

El suplemento jurídico del diario Expansión del 10 de abril de 2012 ha publicado en su Tribuna un artículo de Maria Rosa Lloveras con el título “El valor estratégico de los documentos en los despachos profesionales”.  

El artículo se puede consultar en la edición digital del diario: http://www.expansion.com/2012/04/10/juridico/opinion/1334080230.html  

Lo reproducimos a continuación:

El valor estratégico de los documentos en los despachos profesionales

La Ley 10/2010 de prevención del blanqueo de capitales fija una serie de obligaciones en materia de conservación de documentos, estipulando que se deberán aprobar por escrito y aplicar políticas y procedimientos adecuados que regulen este aspecto (junto a otros, como el control interno o la evaluación de riesgos).

De este modo, la ley no sólo recoge una serie de requisitos (mantener durante un período mínimo de diez años la documentación; almacenar copias de los documentos en soportes digitales que garanticen su integridad; asegurar la adecuada gestión y disponibilidad de la documentación) sino que considera preciso garantizar el funcionamiento del sistema de archivo mediante la aprobación de directrices internas que lo regulen debidamente.

Por su parte, la Resolución de 26 de octubre de 2011 del ICAC especifica que las firmas de auditoría establecerán políticas y procedimientos relacionados con la documentación del sistema de control de calidad interno. Además, según el Real Decreto Legislativo 1/2011 por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Auditoría de Cuentas, los auditores de cuentas y las sociedades de auditoría quedan obligados a poner a disposición del ICAC los libros, registros y documentos que éste considere precisos, incluidos los programas informáticos y los archivos magnéticos, ópticos o de cualquier otra clase.

En línea con esta tendencia de introducir requisitos más amplios y exigentes sobre los archivos y registros, la Comisión Europea ha anunciado una reforma de la normativa sobre protección de datos personales. Se pretende reforzar, entre otros aspectos, la rendición de cuentas de los responsables del tratamiento, los mecanismos de control interno y la gestión y almacenamiento de los datos, previéndose que se aplique también a los profesionales que están sujetos al secreto profesional (por ejemplo, los abogados).

Estos tres ejemplos nos muestran como el marco legislativo y reglamentario acentúa de manera creciente las exigencias en materia de gestión de documentos. El problema que suele plantearse es que cada nueva disposición o reforma legal acostumbra a tratar un aspecto concreto y, a menudo, su cumplimiento se aborda con planteamientos de gestión de documentos diferentes dentro de la misma organización. Una situación que acaba por provocar serias disfunciones y la duplicación innecesaria de recursos. Lo más adecuado sería abordar todos los requisitos legales relacionados con la gestión de documentos desde una perspectiva global que asegure una atención adecuada a los documentos creados y recibidos como prueba de las actividades realizadas. Ello implica integrar los documentos en papel, los documentos electrónicos y los registros mantenidos en aplicaciones de gestión, partiendo de una estrategia empresarial encaminada a la mejora de la calidad documental.

Desde noviembre de 2011 contamos con una serie de normas internacionales (ISO 30300: sistemas de gestión para los documentos; traducidas por AENOR y adoptadas como normas españolas en el mes de diciembre) orientadas a la creación y control de los documentos con una visión estratégica y de mejora continua. Esta serie de normas es homóloga de las series ISO 9000 (gestión de la calidad), ISO 14000 (gestión ambiental) o ISO/IEC 27000 (seguridad de la información). La norma ISO 30301 permitirá certificar un sistema de gestión para los documentos y su propósito es definir cómo implantar un sistema que asegure que se crean y gestionan de manera sistemática, durante el período de tiempo requerido, los documentos que contienen información acerca de las actividades de la organización y que, por lo tanto, dé soporte a la toma de decisiones y garantice la rendición de cuentas ante las partes interesadas. Una ventaja de la norma ISO 30301 es que puede implementarse conjuntamente con la norma ISO 9001, siendo especialmente útil para demostrar la conformidad con los requisitos de control de documentos y de registros de un sistema de gestión de la calidad.

Es importante tomar conciencia de que establecer una política y unos procedimientos orientados a mantener procesos y controles de gestión de documentos, tal como propone la norma ISO 30301, no sólo permite asegurar a las organizaciones el cumplimiento de los requisitos legales y la rendición de cuentas, sino que contribuye significativamente a la mejora de la eficacia y la eficiencia de los procesos de negocio y al mantenimiento del conocimiento y el capital intelectual de la organización.

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

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