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Tecnologías documentales en las normas ISO 30300 e ISO 16175

Escrito por: el 26/07/2012

ISO ha ido publicado durante los años 2010 y 2011 las tres partes de la norma ISO 16175 sobre principios y requisitos funcionales para documentos en entornos electrónicos de oficinas. Estas normas, inicialmente impulsadas por el Consejo Internacional de Archivos (Internacional Council on Archives, ICA) y elaboradas por miembros de este organismo y la Australasian Digital Recordkeeping Initiative, están actualmente en fase de información pública para ser adoptadas como normas UNE.

En estos momentos, el ICA está trabajando en la elaboración de documentos técnicos relacionados con esta norma. Por ejemplo, el borrador del documento Relationship between the ISO 16175 series of standards and other products of ISO/TC46/SC11: Archives/Records Management.

En la norma ISO 16715, una de las normas técnicas vinculadas a la serie de normas ISO 30300, se diferencian dos tipos de tecnologías en las cuales se pueden aplicar los principios de un sistema de gestión para los documentos (management system for records):

  • Software de gestión de documentos electrónicos (electronic records management software), definido como el “software especializado utilizado para la automatización de la gestión de documentos” (16175-1:2010, glosario). Los requisitos funcionales de los sistemas cuya función principal es la gestión de documentos se definen en la segunda parte de la norma ISO 16175. Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems.
  • Sistema de la organización (Business system), definido como el “sistema automatizado que produce o gestiona datos sobre las actividades de una organización. Incluye aplicaciones cuyo principal objetivo es facilitar las operaciones entre una unidad organizacional y sus clientes –por ejemplo, un sistema de comercio electrónico, un sistema de gestión de relaciones con los clientes, bases de datos construidas ex profeso o personalizadas y sistemas de gestión de recursos humanos o financieros” (16175-1:2010, glosario). Los requisitos funcionales de estas aplicaciones de gestión se describen en la tercera parte de la norma ISO 16175. Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems.          

En la norma ISO 30300, el software de gestión de documentos electrónicos equivaldría a lo que se denomina aplicación de gestión de documentos (records system), de la cual se citan sus características: fiabilidad, seguridad, conformidad, exhaustividad y sistemática (puntos 2.3.3.2 al 2.3.3.6). En cambio, los sistemas de la organización corresponderían a las aplicaciones de gestión que guardan documentos, de las cuales se requiere únicamente que sean controladas: “deben estar claramente identificadas, asignadas a un responsable y documentadas en un inventario que se actualice periódicamente” (Anexo A: A.2.5.1).

La norma ISO 30300 parte del principio que un sistema de gestión para los documentos debe apoyarse tecnológicamente en una aplicación de gestión de documentos (records system) y establece requisitos para su funcionamiento. Sin embargo, no se menciona expresamente el cumplimiento de requisitos específicos relacionados con la utilización de las aplicaciones de negocio que contienen documentos. Tal vez deberes para su primera revisión dentro de unos años…

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

5 Comentarios »

  • Dr Natasha Khramtsovsky opinó:

    Para su información: ISO 16175-2 es un documento escrito realmente en 2006 y basada en las ideas de la especificaciones MoReq y PRO/TNA 2002. Esto significa que la norma ISO 16175-2 es intelectualmente más de 10 años de edad. Más tarde hubo DoD 5015.2 versión 3, MoReq2, MoReq2010 …

    ISO 16175-3 hace unos cinco años (que era la orientación de los Archivos Nacionales de Australia en ese momento, antes de convertirse en el ICA-REQ) ha sugerido una nueva idea de requisitos diferentes para los sistemas de negocio. Ahora bien, esta idea no es tan nuevo. Y esta idea también fue considerada en el MoReq2010 (de una manera diferente)

    Hasta el momento no hay proveedores de software de apoyo a la norma ISO 16175.

  • Maria Rosa Lloveras opinó:

    Gracias por ampliar el post con información sobre el origen del contenido del texto de las normas. Aunque el post sólo pretendía establecer puentes entre los conceptos ISO 30300 e ISO 16175.

    La primera y tercera parte de la norma ISO 16175 se aprobaron sin dificultades. En cambio la segunda parte costó más porque precisamente podía entrar en conflicto con otros estándares (MoReq y US DOD 5015.2).

    Finalmente transmitirle que me pareció interesante lo que comentó sobre el distinto enfoque que ISO 16175-3 y MoReq2010 hacen en relación a los requisitos para los sistemas de negocio. La invitamos a que escriba un post en nuestro blog sobre este tema.

    Un cordial saludo

  • Dr Natasha Khramtsovsky opinó:

    Gracias por la invitación! Me encantaría escribir un post, pero no sé español (y yo no puedo confiar en el servicio de traducción de Google). Permítanme expresar mi opinión brevemente.

    Enfoque de la ICA-Req fue desarrollar diferentes exigencias simplificados para los sistemas de negocio. Por desgracia, estas exigencias “simplificados” de la norma ISO 16175-3 son tan complejos como los exigencias de la norma ISO 16175-2.

    MoReq2010 ofrece dos opciones: 1) que el ERMS externo gestiona los documentos en los sistemas de negocios, 2) sistema de negocio se ha incorporado en la funcionalidad de gestión de documentos. Debido a la estructura modular de MoReq2010, es suficiente para un sistema de negocios para cumplir con los exigencias básicos MoReq2010. Así que no hay segunda serie de exigencias.

  • Maria Rosa Lloveras opinó:

    Gracias por su aportación. Particularmente estoy muy de acuerdo con esta opción de custodia distribuida y controlada de la documentación. Pues a veces es tecnológicamente muy complejo (y costoso) intentar que todos los documentos se gestionen desde un mismo ERMS. Hay que ser flexible sin perder rigor.

    Decirle también que por nuestra parte no habría problema en recibir sus posts en inglés o francés. Podríamos traducirlos sin problemas. Si se anima estaremos encantados.

    Un saludo

  • Dr Natasha Khramtsovsky opinó:

    (traducción del comentario al castellano)

    Gracias, ¡el inglés es mucho más fácil para mi!

    Hay un tema más que me gustaría destacar. La utilidad de las especificaciones de un EDRMS depende del modo de aplicación:

    1) Si la organización selecciona algunos requisitos para la inclusión en sus propios pliegos de condiciones de compra, entonces MoReq2 e ISO 16175 son adecuados, mientras que DoD 5015.2 y MoReq2010 son, en mi opinión, mucho menos útiles.

    2) Si la organización desea adquirir una solución de gestión documental que cumpla con unas especificaciones. Todos los grades vendedores ofrecen soluciones que cumplen DoD 5015.2 y se espera que la certificación MoReq2010 empiece pronto.

    3) Si la organización desea adquirir (o certificar) una solución de gestión documental o un sistema de negocio. Sólo MoReq2010 promete dar apoyo a ello.

    4) MoReq2, ISO 16175 y MoReq2010 incluyen secciones “teóricas” útiles para propósitos educativos.

    (versión original del comentario)

    Thank you, English is so much easier for me!

    There is one more issue I would like to highlight. Usefulness of the EDRMS specifications depends on the mode of application:

    1) If the organization selects some requirements for inclusion in its own Request for Proposals for procurement then MoReq2 and ISO 16175 are suitable for that purpose while DoD 5015.2 and MoReq2010 are, in my opinion, much less helpful.
    2) The organization wishes to purchase compliant records management solution. All the major vendors offer DoD 5015.2-compliant solutions and MoReq2010 certification is expected to start soon.
    3) The organization wishes to purchase (or certify) unique installation of records management solution or a business system. Only MoReq2010 promises to support that.
    4) MoReq2, ISO 16175 and MoReq2010 include “theoretical” sections useful for educational purposes.

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