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Sobre la importancia de integrar la norma ISO 30301 con el resto de sistemas de gestión

Escrito por: el 09/01/2013

Las normas ISO de sistemas de gestión (ISO management system standards, MSS, según la terminología utilizada por la propia International Organization for Standardization, ISO), ejemplos de las cuales son las normas ISO 9001 (gestión de la calidad), ISO 14001 (gestión ambiental), ISO 27001 (gestión de la seguridad de la información, ISO 31000 (gestión del riesgo) o ISO 30301 (gestión para los documentos), definen, cada una en su ámbito de actuación específico, un modelo de buenas prácticas con el propósito de que una organización pueda gestionar adecuadamente sus procesos y lograr los resultados deseados.

Los requisitos que establecen estas normas de gestión deben ser cumplidos no sólo por los procesos de la organización sino también por los propios sistemas de gestión. Esta es la razón por la cual, a menudo, estos sistemas se integran.

Las organizaciones que quieran implementar la norma ISO 30301 de sistemas de gestión para los documentos deberían, por lo tanto:

–      alinear los requisitos documentales de los sistemas de gestión ISO que ya estén implantados con los requisitos para la creación y control de documentos que establece la norma ISO 30301;

–      de manera complementaria, diseñar e implementar el sistema de gestión para los documentos de manera que se adecue a los principios y métodos que presiden los demás sistemas ISO (revisión por la dirección, gestión de los recursos, planificación y realización de los procesos, evaluación del desempeño, mejora continua).

La implementación de un sistema de gestión para los documentos según la norma ISO 30301, al margen del resto de los sistemas de gestión de una organización, conllevaría una duplicidad que disminuiría la eficacia de los mismos, incrementaría los costes operativos y, sobretodo, dificultaría el cumplimiento de los requisitos a efectos de una auditoría.

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

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