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SharePoint e ISO 30300: cuestión planteada en el primer seminario online ISO 30300 de ebla Gestió Documental

Escrito por: el 22/05/2012

Tal como estaba previsto, el jueves 17 de mayo tuvo lugar el primer seminario online sobre la serie de normas ISO 30300. Entre las interesantes cuestiones que plantearon los asistentes en el turno final de preguntas, se recibió esta:

“¿Cuando hablamos del SharePoint, en cuanto a gestión, de que tipo de gestión hablamos?” (sic)

La respuesta desde el punto de vista de ebla Gestió Documental fue la siguiente:

Según la norma ISO 30300 de fundamentos y vocabulario la gestión de documentos puede incluir:

– Un sistema de gestión para los documentos (en inglés, management systems for records). Definido como “sistema de gestión para dirigir y controlar una organización en lo relativo a los documentos” (punto 3.4.2). La norma ISO 30301 establece cuál es el modelo de los sistemas de gestión para los documentos.

– Una aplicación de gestión documental (en inglés, records systems). Definido como “sistema de información que captura, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo” (punto 3.4.4). SharePoint sería un caso de aplicación que podemos encontrar en el mercado (como Alfresco, Documentum, FileNet…).

En este sentido, la norma ISO 30301 establece en el apartado 8.3 una serie de requisitos relacionados con la implementación de las aplicaciones de gestión documental. Son los siguientes:

a) implementar los procesos [de gestión documental] en las aplicaciones para cumplir los objetivos de gestión documental;

b) establecer una supervisión periódica del desempeño de las aplicaciones de gestión documental en relación con las necesidades de la organización y los objetivos de gestión documental;

c) gestionar el funcionamiento de las aplicaciones de gestión documental.

Por otro lado, en el anexo A normativo de la norma ISO 30301 se relacionan una serie de procesos y controles relacionados específicamente con las aplicaciones, concretamente en los epígrafes:

– A.1.4 Determinar tecnologías apropiadas para crear y capturar documentos

– A.2.5 Establecer las condiciones de administración y mantenimiento de las aplicaciones de gestión de documentos

Así pues, cuando una organización decida implantar un sistema de gestión para los documentos según la norma ISO 30301 deberá tener en cuenta que sus aplicaciones de gestión documental cumplan, como mínimo, con los requisitos señalados.

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

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