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Seminario de la Haya del mes de octubre de 2010: Imaginando escenarios de implantación de la norma ISO 30300 (Parte 2)

Escrito por: el 09/03/2011

En la segunda parte de nuestra presentación en el seminario de debate de las normas ISO 30300 organizado por NEN, tanto mi colega Judith Ellis como yo hicimos un ejercicio de consultoría-ficción imaginando en cuál de nuestros clientes se podría implantar la ISO 30300.
Better Records = Better Business. Using ISO 30300 in the strategic management of your organization pdf

Por mi parte elegí a un viejo cliente, la Superintendencia General de Valores de Costa Rica, donde imaginaba perfectamente un escenario de implantación de la norma. En la Superintendencia, como en todos los organismos reguladores, la información recibida y creada en relación con el mercado es la materia prima con la que se trabaja. Desde sus comienzos en 1999 ─cuando tuve la fortuna de empezar a trabajar con ellos─ es una organización fuertemente automatizada y con buen planteamiento de gestión integral de la información y los documentos. Al día de hoy no han implementado ninguna norma de gestión (ISO 9000, ISO 14000…). Aunque sigo en contacto con ellos, no conozco en profundidad su situación. Mi ejercicio de consultoría-ficción parte del estado de hace diez años cuando estábamos en plena implantación del modelo de gestión de documentos y de la información.

Las razones por las que les recomendaría la implantación de la ISO 30300 giran sobre una idea central: un enfoque sistemático para la mejora continua es muy recomendable en esta organización que, por sus características, no puede permitirse ninguna indulgencia en este terreno. Esta idea central se refuerza con otros posibles beneficios de la implantación tales como:

– Demostrando a las distintas partes interesadas en el mercado de valores que el organismo regulador tiene un buen control de los documentos y la información, se refuerza la confianza en el propio mercado.

– Las incertidumbres que podría causar no tener la adecuada información no son admisibles, por lo que un enfoque que ayude a mitigar los riesgos encaja perfectamente.

La aproximación sistemática al control de las evidencias y los documentos permitirían cubrir algunos aspectos más débiles de la gestión de los mismos, como por ejemplo, el establecimiento de calendarios de disposición y la eliminación controlada de documentos que ya han perdido su valor.

La idea central de este escenario es que en una organización como ésta, en la que ya existe una buena gestión de la información y los documentos, la puesta en marcha de un MSR ─Management System for Recordssupondría añadir una serie de controles a los ya existentes. Con un esfuerzo moderado se pueden conseguir muchos resultados. Siguiendo con la consultoría-ficción las tareas necesarias para la implantación de la norma ISO 30300 serían a grandes rasgos:

– Redactar, aprobar y comunicar la política de gestión de documentos.

– Identificar con la lista de procesos y controles de gestión de documentos que se anexa a la ISO 30301, cuáles de los mismos ya existen y cuáles no. Poner en marcha los no existentes.

– Definir los objetivos y los planes, tanto desde el punto de vista estratégico como el operativo. Ambos con una aproximación del análisis de riesgos.

– Establecer por escrito los roles y responsabilidades de cada parte de la organización con respecto a la gestión de documentos.

– Identificar qué procedimientos escritos existen con respecto a la gestión de la información y los documentos, y cuáles son las carencias. Redactarlos y establecer un método de aprobación de los mismos.

– Establecer la infraestructura de evaluación del rendimiento y mejora continua estableciendo los procedimientos de no conformidades, acciones correctivas y auditorías.

En definitiva, en esta organización la implantación de la norma ISO 30300 buscaría un reforzamiento de la misma como organismo regulador, a través del incremento de su credibilidad y eficiencia. Cada organización es un mundo, pero la idea es que de este ejemplo se puedan extraer algunas conclusiones sobre posibles escenarios de implantación.

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

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