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Seminario de la Haya del mes de octubre de 2010: Imaginando escenarios de implantación de la norma ISO 30300 (Parte 1)

Escrito por: el 23/02/2011

El pasado mes de octubre, la organización de normalización holandesa (NEN) organizó un seminario de presentación y debate de las normas ISO 30300. Aprovechando la reunión del comité ISO TC 46/SC 11 (Archives/records management) en Holanda, los organizadores nos pidieron a Judith Ellis y a mí, como convenors de los Grupos de trabajo encargados de los dos primeros productos de la norma ISO 30300, que hiciésemos una presentación. Se puede encontrar en el web de NEN:

Better Records = Better Business. Using ISO 30300 in the strategic management of your organization pdf

En esta presentación nos pidieron encarecidamente que hablásemos de cómo implementar la norma ISO 30300 desde un punto de vista realmente práctico. La verdad es que la norma no ha sido aún publicada y, por lo tanto, difícilmente se puede hablar de experiencias de implementación por lo que decidimos imaginar posibles escenarios de implementación.

Primero tratamos de imaginar qué es lo que tenían en común todos los posibles escenarios de implementación de esta norma y buscando en YouToube encontramos un vídeo de presentación de una empresa a la que no conocíamos, pero que nos podía servir como telón de fondo para entender los escenarios de forma distendida:

El vídeo cuenta en forma de cuento de hadas los problemas de la gestión de la información en las organizaciones. Básicamente en una aldea feliz se instala un dragón que crece y crece (el del vídeo se llama Quality data, pero el nuestro se podría llamar Gestión de documentos electrónicos) amenazando la paz y bienestar de los habitantes. Al final hay que llamar a un caballero, experto en la lucha contra los dragones, para que lo consiga controlar e incluso lo convierta en una atracción turística. Para adaptar este cuento a la implantación de la norma ISO 30300 utilizábamos las propias palabras del cuento de hadas:

– Los dragones que nuestras organizaciones sufren pueden ser de varias familias pero tienen algo en común: la gran producción de información que somos capaces de generar y manejar y que siempre tiende a desordenarse.

– Los caballeros que combaten los dragones pueden ser internos o externos y tendrán éxito siempre que utilicen una buena estrategia y las armas adecuadas.

El caballero del cuento domina al dragón con:

– la aplicación de una vieja filosofía, que en nuestro caso es la disciplina archivística y de gestión de documentos;

– una estrategia inteligente, que en nuestro caso es integrar la gestión de los documentos en los objetivos de la organización;

– y astutas maniobras, que en nuestro caso puede ser la implantación de la norma ISO 30300.

Además, ya que Judith y yo somos consultoras especializadas en gestión de documentos, decidimos hacer cada una un ejercicio de “consultoría-ficción” y escoger a uno de nuestros clientes a los que recomendaríamos la implantación de la norma ISO 30300. Los contaré en próximos posts…

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

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