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Resumen de Montserrat García de la Jornada del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte del Gobierno de España sobre la serie de normas ISO 30300

Escrito por: el 05/06/2012

Durante la Jornada “Claves de las ISO 30300 para profesionales de la gestión de documentos”, se expusieron y debatieron temas vinculados con las normas de gestión para las organizaciones y para los profesionales de la documentación.

En primer lugar, José Angel Valderrama de AENOR, expuso qué son los sistemas de gestión y los aspectos comunes que cumplen las normas pertenecientes a esta tipología. Concretamente, hizo referencia a series como la 9000 de calidad, la 14000 de medio ambiente, o la 27000 de Seguridad de la información. También hizo algunos apuntes sobre el proceso de certificación en las organizaciones. En este marco situó la serie 30300 para gestión de documentos, y su relación con las otras series de normas.

En segundo lugar, Montserrat Garcia de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC), se adentró en la serie de normas 30300, centrándose específicamente en las dos que actualmente están publicadas: la 30300 de fundamentos y vocabulario, y la 30301 de requisitos. De la 30301 hay que subrayar el esquema de implementación basado en seis fases y orientadas hacia la mejora continua –liderazgo, planificación, apoyo, operación, evaluación, y mejora–, y la implicación que tiene para la función de gestión de documentos en las organizaciones, puesto que la sitúa en el mismo nivel estratégico que funciones como la gestión contable y financiera, la producción, la gestión de recursos humanos, o la gestión de calidad y medio ambiente.

En tercer lugar, Carlota Bustelo consultora independiente en documentos e información, después de explicar las motivaciones para promover una serie de normas para la gestión de documentos, reflexionó sobre la actitud de los profesionales para proponer, explicar y convencer a la alta dirección de la oportunidad de elevar la gestión de documentos del nivel operativo al nivel estratégico, las condiciones que se tendrían que cumplir para que esto fuera así, y los conocimientos técnicos asociados a la norma que se requieren, de los que destacan: análisis, evaluación y auditoría.

Por último, tuvo lugar una mesa redonda con la implicación de los asistentes, en la que se trataron diversidad de temas, entre los cuales destacan:

  • la vinculación entre la nueva serie de normas y las ya existentes, sobre todo la 15489;
  • las tareas específicas que necesitarían hacer las organizaciones que ya tienen implementada series como la ISO 9000, o la UNE-ISO 15489;
  • estrategias concretas para convencer a la alta dirección –en un entorno de crisis, y sobre todo a las administraciones públicas– de la conveniencia de implementar la nueva serie de normas 30300;
  • cuándo se tendrán las normas que faltan por publicarse de la nueva serie;
  • y cómo se pueden conocer los contenidos de las normas, antes de comprar las normas.

Como conclusiones destacan:

a) Las organizaciones que tienen implementada tanto la ISO 15489 y la serie 9000, tienen ventajas para implementar la serie ISO 30300, ya que sólo tienen que hacer algunos ajustes.

b) Las organizaciones que ya tienen implementada la ISO 15489, tienen ventajas porque ésta cubre la fase operativa dela ISO 30301, de forma que sólo les hace falta lograr las otras partes del ciclo de los sistemas de gestión.

c) Las organizaciones que sólo cuentan con la ISO 9000, requieren implementar la ISO 15489, puesto que ésta les permite incluir la parte operativa de la 30301, además de hacer los ajustes necesarios en el sistema de calidad, para hacer un sistema integral ISO 9000 – ISO 30300.

d) Unos de los instrumentos que pueden emplear los profesionales de la gestión de documentos, es la legislación surgida en los últimos años, en el ámbito de gestión de archivos y gestión documental, tanto en el ámbito nacional como en el autonómico, en la que destaca la importancia de diseñar sistemas de gestión de documentos que alcancen todo el ciclo de gestión documental.

e) Actualmente se está trabajando para desarrollar las normas pendientes de publicar que integran la serie 30300. Las personas que se encargan son los integrantes del Subcomité Técnico TC46/SC11 Archives/records management de ISO, y, a nivel español, el CTN50/SC1 Gestión de documentos y aplicaciones de AENOR.

f) Desde el TC46/SC11 se trabaja un tipo de documentos nombrados White Papers, que actúan como introductorios y explicativos de las normas más representativas. Esto permite un primer contacto para evaluar la conveniencia del su uso, y, por lo tanto, la compra de las normas.

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

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