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Resumen de la Jornada técnica de la Generalitat y AENOR: “La Norma UNE-ISO 30301. Aplicaciones en las empresas”

Escrito por: el 04/07/2012

El pasado 27 de junio tuvo lugar en Barcelona, en el auditorio del Museo de Historia de Catalunya, la Jornada Técnica organizada por el Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya y AENOR bajo el título “La Norma UNE-ISO 30301. Aplicaciones en las empresas”.

Entre los principales objetivos de la Jornada cabría destacar la voluntad de acercar al mundo empresarial la reciente norma UNE-ISO 30301, así como el de dar a conocer las posibilidades y las oportunidades que ésta plantea con vistas a que las empresas puedan definir sus políticas de gestión en relación con los documentos. Para ello se contó con una serie de ponencias presentadas por especialistas y organizaciones vinculadas a la normativa documental.

Tras la presentación efectuada por el Sr. Lluís Cermeno, Coordinador de sistemas de gestión documental corporativa de la Generalitat de Catalunya, intervino en primer lugar el Sr. José Ángel Valderrama, responsable del Servicio de telecomunicaciones de AENOR. En su ponencia explicó la función de AENOR como entidad privada al servicio de la normalización y pasó revista a las tendencias y a la evolución reciente de las normas ISO. Insistió en la nueva y decidida vocación de apertura de la serie de normas ISO 30300 hacia todo tipo de empresas y organizaciones y en la apuesta por los principios de la calidad y del ciclo de mejora continua aplicada a los procesos y a los documentos.

En la siguiente participación, a cargo de la Sra. Carlota Bustelo, consultora independiente y presidenta del Subcomité “Gestión documental y aplicaciones” CTN 50/SC 1 de AENOR, se analizaron los beneficios de la implantación de la norma UNE-ISO 30300 para empresas y organizaciones. La ponente ensalzó en primer lugar el trabajo realizado para superar las dificultades terminológicas (p. ej., con el término “record”) y así obtener la versión española de la norma en un plazo de un mes a partir de la publicación internacional. Seguidamente detalló las ventajas de la nueva normativa, su orientación hacia los procedimientos de mejora y el hecho capital de que permite la integración con otros sistemas de gestión ya implementados por las organizaciones. A modo de colofón, afirmaba que “la norma nos facilitará la obtención de documentos “con” calidad (no de calidad) para alcanzar los objetivos de transparencia requeridos por la empresa y la sociedad en su conjunto”.

Acto seguido, la Sra. Gloria Fontova del TERMCAT presentó la versión catalana de las normas ISO 30300 e ISO 30301, fruto del convenio firmado en 2005 con AENOR, y que nos permite disponer de una buena parte de la normativa documental traducida al catalán. Quiso destacar, en este sentido, la colaboración de Maria Rosa Lloveras y de José Alberto Alonso, de ebla Gestió Documental, en dichas tareas de traducción. En su ponencia detalló la experiencia de implementar la gestión documental vinculada con la norma ISO 9001. Señaló, como claves del éxito, la implicación de la dirección y la respuesta dispuesta y flexible del personal ante los cambios que implica la implantación de un modelo de gestión documental.

El Sr. Ramon Alberch, director de la Escuela Superior de Archivística y Gestión de Documentos (ESAGED), adscrita a la Universitat Autònoma de Barcelona, presentó los programas de formación presenciales y on-line que ha puesto en marcha el centro sobre la nueva norma, con una decidida orientación hacia el mundo de la empresa.

Finalmente, el Sr. Joan Antoni Jiménez, director de la Asociación de Archiveros-Gestores de documentos de Catalunya, llamó la atención sobre la necesidad de implantar la gestión documental como una herramienta clave en la estrategia de las organizaciones. Destacó también que la actual preparación y los conocimientos del colectivo de archiveros y de gestores documentales les permitnen ser el grupo profesional idóneo para acometer la puesta en marcha de la nueva norma en empresas y organizaciones. 

El acto concluyó con un interesante coloquio, que se prolongó más allá de las 14 horas. Aunque la Jornada ha cumplido en parte sus objetivos, posiblemente se requieran más encuentros e iniciativas de este tipo, dado lo reciente de la norma UNE-ISO 30301 y el escaso conocimiento de su contenido y objetivos por parte del mundo empresarial, destinatario y principal beneficiario de la misma.

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

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