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Artículos escritos por: Jose Alberto Alonso

Hablemos sobre las normas ISO 30300
[ Escrito por: el 22/11/2017 | Escriba su comentario ]

La empresa de servicios documentales Servicios de Digitalización y Catalogación, SL (SDC), con sede en Valldoreix (Sant Cugat del Vallès, Barcelona), ha obtenido el certificado de la norma ISO 30301 para “los sistemas de documentación que dan soporte al asesoramiento, catalogación y digitalización para la gestión de los documentos”. Este certificado ha sido concedido en noviembre de 2017 por la entidad de certificación Bureau Veritas.
De esta manera, SDC añade a la certificación de la norma ISO 9001:2015 de gestión de la calidad, la del sistema de gestión para los documentos. …

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Recursos sobre las normas ISO 30300
[ Escrito por: el 10/04/2017 | Escriba su comentario ]

El TERMCAT, centro de terminología de la lengua catalana, ha elaborado la versión oficial en catalán de la norma UNE-ISO 30302 Información y documentación – Sistemas de gestión para los documentos – Guía de implantación. Con anterioridad ya había publicado la traducción catalana de las normas UNE-ISO 30300 (fundamentos y vocabulario) y UNE-ISO 30301 (requisitos).
Junto a la norma ISO 30302, se ha traducido también la norma UNE-ISO 23081-2 Información y documentación – Procesos de gestión de documentos – Metadatos para la gestión de documentos – Parte 2: Elementos de implementación …

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Hablemos sobre las normas ISO 30300
[ Escrito por: el 11/11/2016 | Escriba su comentario ]

AENOR y la Universitat de Lleida (UdL) han difundido una nota de prensa (2 de noviembre de 2016) en la que se comunica que el Servicio de Archivo y Gestión de Documentos (SAGD) de esta universidad es el primero en nuestro país que recibe de AENOR la certificación de su sistema de gestión para los documentos (norma UNE-ISO 30301). Según Roberto Fernández, rector de la UdL, este certificado de AENOR “es un paso muy importante y trascendente para la mejora de la gestión administrativa de la universidad”. En el certificado …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 13/06/2016 | Escriba su comentario ]

Apartado de la norma
10.2. Mejora continua

Punto de verificación
¿Se desarrolla de manera sistemática la implantación de las acciones correctivas y la mejora de la eficacia del SGD?

Requisitos de la norma

La organización debe mejorar de manera continua la efectividad del SGD mediante el uso de la política y los objetivos de gestión documental, los resultados de la auditoría, los análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y las revisiones de la dirección.
Las acciones de mejora deben priorizarse según los resultados del análisis de riesgos (véase 6.1).

Áreas a tratar

Planificar, teniendo en cuenta …

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Recursos sobre las normas ISO 30300
[ Escrito por: el 26/05/2016 | Escriba su comentario ]

En el número de mayo de 2016 (núm. 315, pp. 26-29) de la revista AENOR se publica el artículo “La gestión de documentos como estrategia empresarial”, firmado por José Ángel Valderrama, de la Dirección General de Certificación de AENOR (Asociación Española de Certificación y Nomalización).
En este artículo se aborda la importancia, que desde un punto de vista estratégico, tienen las normas de la familia ISO 30300 en aquellas organizaciones en las que los procesos y controles documentales de gestión documental forman parte intrínseca de los procesos, productos o servicios del …

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Hablemos sobre las normas ISO 30300
[ Escrito por: el 17/05/2016 | Escriba su comentario ]

La Benemérita Universidad Autónoma de Puebla (BUAP) informa en su página de comunicación institucional que el Archivo Histórico Universitario “recibió la certificación de la norma ISO 30301:2011, que avala la gestión documental de su acervo, tanto en papel como en formato electrónico”. Según la nota publicada se convierte así en el primero en América Latina en recibir esta acreditación.
En el comunicado la directora del archivo, María del Pilar Pacheco Zamudio señala que la obtención de la certificación de la norma ISO 30301 (diciembre de 2015) responde a la necesidad de …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 03/05/2016 | Escriba su comentario ]

Apartado de la norma
10.1. Control de las no conformidades y acciones correctivas

Punto de verificación
¿Se dispone de un procedimiento para dar respuesta y corregir las no conformidades identificadas en los procesos de auditoría interna y revisión por la dirección?

Requisitos de la norma

La dirección debe:

– identificar las no conformidades;
– reaccionar frente a las no conformidades y, cuando proceda,
– actuar para controlarlas, contenerlas y corregirlas,
– asumir y tratar las consecuencias.

La organización también debe evaluar la necesidad de adoptar acciones para eliminar las causas de las no conformidades, incluyendo:

a) revisar las no conformidades;
b) determinar …

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Hablemos sobre las normas ISO 30300
[ Escrito por: el 17/03/2016 | Escriba su comentario ]

En un apunte anterior dábamos a conocer la publicación, por parte del comité ISO/TC 46/SC 11 “Archives/records management”, del documento Guidance for implementing “documented information” clause using processes and controls of ISO 30301:2011 Management System for Records, que tiene como propósito explicar cómo utilizar los procesos de gestión documental establecidos en la norma ISO 30301 para implementar los requisitos de la información documentada en un sistema de gestión ISO.
Ya está disponible la versión en español de este documento: Guía para implementar el apartado “información documentada” usando los procesos y …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 08/03/2016 | Escriba su comentario ]

Apartado de la norma
9.3. Revisión por la dirección

Punto de verificación

¿Existe un procedimiento de revisión por parte de la dirección del SGD?
¿Se analizan los resultados de la revisión por parte de la dirección del SGD y se ponen en práctica las oportunidades de mejora?

Requisitos de la norma

La dirección debe revisar el SGD, a intervalos plantificados, para asegurar que se mantiene su conveniencia, adecuación y efectividad.
La revisión por la dirección debe considerar:

a) el estado de las acciones derivadas de revisiones anteriores;
b) los cambios en los aspectos externos e internos que puedan afectar …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 19/02/2016 | Escriba su comentario ]

Apartado de la norma
9.2. Sistema de auditoría interna

Punto de verificación
¿Se audita periódicamente la implementación del SGD?

Requisitos de la norma

La organización debe realizar auditorías internas a intervalos planificados para proporcionar información que ayude a determinar si el SGD:

a) cumple 1) los requisitos propios de la organización para su SGD, 2) los requisitos de esta norma internacional,
b) se implementa y mantiene de forma efectiva.

La organización debe:

– planificar, establecer, implementar y mantener un programa(s) de auditoría, teniendo en cuenta la frecuencia, los métodos, las responsabilidades y los requisitos para planificar y hacer los …

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Hablemos sobre las normas ISO 30300
[ Escrito por: el 15/01/2016 | Escriba su comentario ]

Recientemente se han difundido dos documentos que presentan orientaciones sobre la creación y el control de la información documentada.
El comité ISO/TC 46/SC 11 “Archives/records management” ha elaborado Guidance for implementing “documented information” clause using processes and controls of ISO 30301:2011 Management System for Records, un documento que tiene como propósito explicar cómo los procesos de gestión documental establecidos en la norma ISO 30301 pueden servir para implementar los requisitos sobre la información documentada de las normas de sistemas de gestión ISO. Tras repasar el significado del término de “documented information” …

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Hablemos sobre las normas ISO 30300
[ Escrito por: el 30/10/2015 | Escriba su comentario ]

Durante el mes de octubre de 2015 se ha publicado la norma ISO 30302:2015. Information and documentation – Management systems for records – Guidelines for implementation, elaborada por el comité ISO/TC 46/SC 11 – Archives/records management.
Esta norma internacional viene a completar la serie ISO 30300, proporcionando orientaciones para la implantación de un sistema de gestión para los documentos de acuerdo con la norma ISO 30301. En ella se describen las acciones que es recomendable llevar a cabo para diseñar e implementar un sistema de gestión para los documentos.
Cabe destacar que …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 15/07/2015 | Escriba su comentario ]

Apartado de la norma
9.1. Supervisión, medición, análisis y evaluación
9.1.3 [Evaluación y medición de la efectividad del SGD]

Punto de verificación
¿Se consulta regularmente a las partes interesadas para evaluar la eficacia del SGD en respuesta a sus expectativas?

Requisitos de la norma

Para evaluar la efectividad del SGD, la organización debe supervisar y, cuando proceda, medir:

a) la política de gestión documental, para asegurar que refleja las necesidades de la organización y que se ha actuali­zado tras cambios significativos en la organización;
b) los objetivos de gestión documental para asegurar que son consistentes con la política de gestión …

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Actividades sobre las normas ISO 30300
[ Escrito por: el 10/06/2015 | Escriba su comentario ]

En el marco del XV Congreso de Archivística de Cataluña (organizado por la Asociación de Archiveros-Gestores de Documentos de Cataluña, AAC-GD) y de las XIV Jornadas Españolas de Documentación (organizadas por la Federación Española de Sociedades de Archivística, Biblioteconomía, Documentación y Museística, FESABID), se llevó a cabo el 29 de mayo de 2015 una actividad paralela desde las sedes de ambos eventos (Lérida y Gijón), coordinada por el Grupo de trabajo “Observatorio y difusión de normas de gestión documental” del subcomité CTN 50/SC 1 “Gestión documental y aplicaciones” de AENOR.
En …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 27/05/2015 | Escriba su comentario ]

 

Apartado de la norma
9.1. Supervisión, medición, análisis y evaluación
9.1.2 [Evaluación de los resultados de los procesos y aplicaciones de gestión documental]

Punto de verificación
—-

Requisitos de la norma

La organización debe evaluar el desempeño de los procesos y aplicaciones de gestión documental y la efectivi­dad del SGD.
Adicionalmente, la organización debe:

a) actuar cuando sea necesario para responder a tendencias o resultados adversos antes de que se produzca una no con­formidad;
b) incluir la evidencia de los resultados en la información documentada.

Áreas a tratar

Evaluar periódicamente los resultados del seguimiento y medición del SGD a fin de garantizar …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 05/05/2015 | Escriba su comentario ]

Apartado de la norma
9.1. Supervisión, medición, análisis y evaluación
9.1.1 [Generalidades]

Punto de verificación
—-

Requisitos de la norma

La organización debe determinar:

– qué necesita ser medido y supervisado;
– los métodos para la supervisión, medición, análisis y evaluación aplicables para asegurar resultados válidos;
– cuándo debe realizarse la supervisión y la medición;
– cuándo debe realizarse el análisis y la evaluación de los resultados de la supervisión y medición.

Áreas a tratar

Establecer los criterios para el seguimiento y medición del SGD, de acuerdo con los requisitos implicados en la creación y control de documentos (véase el apartado 4.2. …

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Recursos sobre las normas ISO 30300
[ Escrito por: el 05/02/2015 | Escriba su comentario ]

En el número de noviembre de 2014 (núm. 256, pp. 6-13) de la revista Forum Calidad  se publica el artículo “Cómo cumplir los requisitos de control de la información documentada (documentos) de los sistemas de gestión ISO a partir de la norma ISO 30301:2011 de gestión para los documentos” cuya autora es María Rosa Lloveras, socia consultora de ebla Gestió Documental.
Este artículo es una continuación de dos artículos anteriores publicados asimismo en Forum Calidad sobre el tema de la información documentada: “Cambios en los requisitos de la documentación de los sistemas …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 28/01/2015 | Escriba su comentario ]

Apartado de la norma
8.3. Implementación de las aplicaciones de gestión documental

Punto de verificación
¿Existe documentación sobre la implementación de las aplicaciones de gestión documental y cómo estas responden a los objetivos de gestión documental?

Requisitos de la norma

La organización debe hacer lo que se indica a continuación:

a) implementar los procesos en las aplicaciones para cumplir los objetivos de gestión documental;
b) establecer una supervisión periódica del desempeño de las aplicaciones de gestión documental en relación con las necesidades de la organización y los objetivos de gestión documental;
c) gestionar el funcionamiento de las aplicaciones …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 15/01/2015 | 1 comentario ]

 

Apartado de la norma
8.2. Diseño de los procesos de gestión documental

Punto de verificación
¿Existe documentación sobre la selección de los procesos de gestión documental y los controles utilizados para diseñar las aplicaciones de gestión documental implementadas en el marco del SGD?

Requisitos de la norma

Para establecer el SGD la organización debe diseñar los procesos de gestión documental de acuerdo con el siguiente esquema:

a) analizar los procesos de trabajo para determinar los requisitos para la creación y el control de documentos en relación con las operaciones y facilitar la asunción de responsabilidades y otros …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 12/11/2014 | Escriba su comentario ]

Apartado de la norma
8.1. Planificación y control de operaciones

Punto de verificación
¿Se han planificado e implementado los procesos necesarios para dar respuesta a los riesgos y oportunidades identificados?

Requisitos de la norma

La organización debe determinar, planificar, implementar y controlar los procesos necesarios para el tratamiento de los riesgos y oportunidades determinados en el apartado 6.1 y para cumplir con los requisitos:

– estableciendo los criterios para tales procesos;
– implementando el control de tales procesos de acuerdo con los criterios; y
– manteniendo información documentada para demostrar que los procesos se han llevado a cabo como …

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Actividades sobre las normas ISO 30300
[ Escrito por: el 05/11/2014 | 1 comentario ]

El Col·legi Oficial de Bibliotecaris-Documentalistes de Catalunya (COBDC) ha programado para el mes de noviembre de 2014 el curso “Gestión documental: la norma ISO 30301 para el diseño e implementación de un sistema de gestión para los documentos”.
A lo largo de dos jornadas (19 y 26 de noviembre), José Alberto Alonso y Maria Rosa Lloveras, directores de ebla Gestió Documental impartirán el siguiente programa:
1. Fundamentos de un sistema de gestión para los documentos
2. Diseño e implementación de un sistema de gestión para los documentos: ISO 30301
3. Procesos y controles de gestión documental: …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 05/03/2014 | 4 Comentarios ]

Apartado de la norma
7.5 Documentación
7.5.2 Control de la documentación

Punto de verificación
¿Se identifica, controla y mantiene de manera adecuada la documentación requerida por el SGD, especialmente los procedimientos?

Requisitos de la norma

La documentación requerida por el SGD debe estar controlada.

Un procedimiento documentado debe definir los controles necesarios para

a) aprobar la documentación antes de su distribución;
b) revisar, actualizar la documentación y aprobarla nuevamente;
c) asegurar que en la documentación están identificados los cambios y el estado actual de la revisión;
d) asegurar que las versiones pertinentes de la documentación aplicable están disponibles en los puntos de uso;
e) asegurar …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 19/02/2014 | Escriba su comentario ]

Apartado de la norma
7.5 Documentación
7.5.1 Generalidades

Punto de verificación

Requisitos de la norma

La organización debe documentar su SGD.

[La documentación del SGD] debe incluir declaraciones autorizadas de:

a) el propósito del SGD;
b) la política y los objetivos;
c) la la interdependencia y relaciones entre el SGD y los otros sistemas de gestión en la organización o entre organizaciones;
d) los procedimientos documentados requeridos por esta norma internacional;
e) la documentación que la organización haya determinando como necesaria para asegurar la efectiva planificación, operación y control de sus procesos.

Áreas a tratar

Elaborar y aprobar la documentación requerida por el SGD (alcance, política …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 29/01/2014 | 1 comentario ]

Apartado de la norma
7.4. Comunicación

Punto de verificación
¿Se han establecido procedimientos para la comunicación interna y externa relativa al SGD?

Requisitos de la norma

La organización debe establecer, implementar, documentar y mantener los procedimientos para la comunicación interna sobre el SGD y la política y objetivos de gestión documental.
La comunicación interna para la implementación efectiva del SGD debe incluir responsabilidades, procedimientos operacionales y acceso a la documentación.
La organización debe decidir si ofrecer o no a otras entidades información acerca de su SGD (por ejemplo, cuando se comparten procesos de negocio).
Si la decisión es …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 16/01/2014 | 1 comentario ]

Apartado de la norma
7.3. Concienciación y formación

Punto de verificación
¿Se han puesto en marcha programas de formación y concienciación sobre los objetivos y el plan de implementación de gestión documental?

Requisitos de la norma

La organización debe asegurar que su personal es consciente de

a) la relevancia y la importancia de sus actividades individuales y cómo éstas contribuyen a la consecución de los objetivos del SGD;
b) la importancia de la conformidad con la política y procedimientos del SGD y con los requisitos del sistema de gestión;
c) los aspectos significativos del SGD asociados con su trabajo, los impactos reales …

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Recursos sobre las normas ISO 30300
[ Escrito por: el 03/07/2013 | 1 comentario ]

El comité ISO/TC 46/SC 11 – Archives/records management dispone de un página web pública (“Questions & Answers”) destinada a resolver cuestiones interpretativas sobre las normas ISO 30300 e ISO 303001.
La primera cuestión resuelta hace referencia a la posibilidad de aplicar la norma de requisitos ISO 30301 a los servicios prestados por las organizaciones que ofrecen servicios documentales externalizados a otras organizaciones.
A partir del examen del alcance de la norma (apartado 4.3) se concluye que:
–      Es aplicable a las organizaciones que ofrecen servicios documentales externalizados a otras organizaciones.
–      Es posible definir …

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Recursos sobre las normas ISO 30300
[ Escrito por: el 27/06/2013 | Escriba su comentario ]

En nuestro blog ya se han ido comentando en su momento las sucesivas versiones del Livre Blanc publicado por AFNOR. En junio de 2013 ha aparecido la cuarta edición de este documento de trabajo, con un título que indica claramente su contenido: ISO 30300 – 30301: métadonnées pour les documents d’activité: principes directeurs, vue conceptuelle et modalités.
El sumario del documento ya nos muestra que se pretende dar una visión global sobre las normas sobre gestión de metadatos y reflexionar sobre los requisitos para su implantación, además de aportar una serie …

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Recursos sobre las normas ISO 30300
[ Escrito por: el 05/06/2013 | Escriba su comentario ]

En la mesa redonda, organizada por el Subcomité 1 “Gestión de documentos y aplicaciones” del CTN 50 de AENOR y que se llevó a cabo el día 24 de mayo en el marco de las XIII Jornadas Españolas de Documentación – FESABID 2013, intervinieron Carlota Bustelo (consultora independiente y presidenta del Subcomité), José Ángel Valderrama (AENOR), Alfred Mauri (ESAGED) y José Alberto Alonso (ebla Gestió Documental), actuando como moderadora Alicia Sellés (masmedios).
Cabe destacar la activa participación del público asistente (aproximadamente 30 personas) a la actividad, que se desarrolló en el …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 07/05/2013 | 2 Comentarios ]

Apartado de la norma
7.2. Capacitación

Punto de verificación
¿Se han asignado las responsabilidades sobre los objetivos de gestión documental a personal capacitado en todos los niveles pertinentes de la organización?

Requisitos de la norma
La organización debe
a)    determinar la capacitación necesaria para el desempeño de los procesos y aplicaciones de gestión documental de la persona o personas que trabajan en ella;
b)   asegurar que esas personas están capacitadas con una educación, formación y experiencia apropiadas;
c)    llevar a cabo acciones, cuando sea preciso, para que se adquiera la capacitación necesaria y evaluar su efectividad; e
d)    incluir la …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 23/04/2013 | Escriba su comentario ]

Apartado de la norma
7.1. Recursos

Punto de verificación
¿Son los recursos asignados suficientes para una implementación total del SGD?

Requisitos de la norma
La alta dirección debe asignar y mantener los recursos que
necesita el Sistema de Gestión para los Documentos (SGD).

Áreas a tratar

Asignar responsabilidades a personal competente para que éste pueda desempeñar los roles establecidos en
el SGD (véase el apartado 5.3 Roles organizativos, responsabilidades y competencias).
Revisar periódicamente la capacitación y la formación del personal (véanse los apartados 7.2 Capacitación y 7.3 Concienciación y formación).
Mantener y sostener los recursos y la infraestructura técnica.

Procedimiento documentado
No aplica.

Información …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 19/03/2013 | 1 comentario ]

Apartado de la norma
6.2. Objetivos de gestión documental y planes para alcanzarlos

Punto de verificación

¿Ha establecido la organización objetivos de gestión documental para sus procesos clave de trabajo que aborden los riesgos y oportunidades?
¿Son los objetivos compatibles con la política de gestión documental, medibles y prácticos?
¿Son los objetivos proporcionados a los recursos de la organización?
¿Hay un plan de implementación que identifique

– quién es el responsable,
– qué debe hacerse,
– el calendario de trabajo
para conseguir los objetivos de gestión documental?

Requisitos de la norma

La alta dirección debe asegurar que se establecen los objetivos de gestión …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 05/03/2013 | Escriba su comentario ]

Apartado de la norma
6.1. Acciones para el tratamiento de riesgos y oportunidades

Punto de verificación
¿Ha identificado y documentado la organización los riesgos y las oportunidades que deben ser abordados por el SGD?

Requisitos de la norma

La organización debe considerar las cuestiones referidas en el apartado 4.1 [Comprensión de la organización y su contexto] y los requisitos referidos en el apartado 4.2 [Requisitos de negocio, legales y de otra índole] y determinar los riesgos y oportunidades que necesitan tratamiento, a fin de

– asegurar que el SGD puede alcanzar los resultados esperados;
– prevenir los efectos …

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Recursos sobre las normas ISO 30300
[ Escrito por: el 18/12/2012 | Escriba su comentario ]

El propósito del “white paper” Relationship between the ISO 30300 Series of Standards and Other Products of ISO/TC 46/SC 11: 2. Vocabulary es explicar la metodología y los principios empleados en el desarrollo de los términos aplicados en la serie de normas ISO 30300.
Este documento, publicado en noviembre de 2012, por el Subcomité ISO/TC 46/SC 11 “Archives/records management”, detalla los criterios (basados en las normas ISO 704:2009. Terminology work — Principles and methods e ISO 10241-1:2011. Terminological entries in standards — Part 1: General requirements and examples of presentation) que …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 18/07/2012 | Escriba su comentario ]

Apartado de la norma
5.3. Roles organizativos, responsabilidades y competencias
5.3.3. Responsabilidades operativas

Punto de verificación
___

Requisitos de la norma

La alta dirección de la organización debe nombrar un representante de gestión documental a nivel operativo que debe tener definidos su papel, responsabilidades y sus competencias, incluyendo  

– implementar el SGD a nivel operacional;
– informar a la alta dirección de la efectividad del SGD para su revisión, incluyendo recomendaciones para su mejora; y
– establecer relaciones con las partes externas en asuntos relacionados con el SGD. 

Áreas a tratar

Designar un representante de la gestión documental a nivel operativo …

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La norma ISO 30301:2011 casos prácticos
[ Escrito por: el 10/07/2012 | 6 Comentarios ]

Escenario actual
Empresa del sector del petróleo y del gas que ha implementado un sistema integrado de gestión que tiene por objetivo la mejora de los procesos relacionados con la gestión de la calidad (ISO 9004, Seis Sigma “6σ”), del medio ambiente (ISO 14001) y de la seguridad y salud en el trabajo (OHSAS 18001). El control de los documentos y los registros del sistema se regula mediante dos procedimientos integrados (“elaboración, modificación y control de la documentación” y “gestión de los documentos técnicos”).
Se ha implantado la aplicación SAP ERP (Planificación …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 26/06/2012 | Escriba su comentario ]

Apartado de la norma
5.3. Roles organizativos, responsabilidades y competencias
5.3.2 Responsabilidades de dirección

Punto de verificación
___

Requisitos de la norma

La alta dirección debe designar un representante específico de la dirección quien, al margen de otras responsabilidades, debe ser responsable y rendir cuentas para asegurar 

– que el SGD se establece, implementa y mantiene de acuerdo con los requisitos de esta norma internacional;
– la concienciación sobre el SGD en toda la organización; y 
– que los roles y responsabilidades definidas en el SGD están adecuadamente asignadas y que el personal que realiza estas funciones es competente para ello.

Áreas …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 14/06/2012 | Escriba su comentario ]

Apartado de la norma
5.3. Roles organizativos, responsabilidades y competencias.
5.3.1. Generalidades

Punto de verificación
¿Ha designado la alta dirección un representante específico de la dirección para el SGD con un rol, unas responsabilidades y unas competencias definidos?

Requisitos de la norma

La alta dirección debe asegurar que los roles, responsabilidades y competencias se definen, asignan y comunican en toda la organización y en las entidades o individuos que trabajan en la organización o en su nombre.
La asignación de responsabilidades debe realizarse apropiadamente a todo el personal de la organización en niveles y funciones pertinentes, en …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 10/05/2012 | Escriba su comentario ]

Apartado de la norma
5.2 Política

Punto de verificación

¿Dispone la organización de una política de gestión documental definida que ha sido adoptada y apoyada por la alta dirección?
¿Se ha asignado la responsabilidad sobre el cumplimiento de la política de gestión documental?

Requisitos de la norma

La alta dirección debe establecer una política de gestión documental. Dicha política debe:

– adecuarse al propósito de la organizacion;
– facilitar el marco para fijar los objetivos de gestión documental;
– incluir un compromiso para satisfacer los requisitos aplicables;
– incluir un compromiso para la mejora continua del SGD;
– divulgarse dentro de la organización; y
– estar disponible en la forma …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 26/04/2012 | Escriba su comentario ]

Apartado de la norma
5.1. Compromiso de la dirección

Punto de verificación
¿La alta dirección ha comunicado a la organización la decisión de establecer un SGD?.

Requisitos de la norma
La alta dirección debe mostrar su compromiso:

asegurando que el SGD es compatible con la dirección estratégica de la organización;
integrando los requisitos del SGD dentro de los procesos de negocio;
proveyendo los recursos para establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente el SGD;
divulgando la importancia de un SGD eficaz que cumpla con los requisitos;
asegurando que el SGD alcanza los resultados esperados; y
dirigiendo y apoyando la mejora continua.

Áreas a tratar
Acciones …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 23/03/2012 | Escriba su comentario ]

Apartado de la norma
4.3. Definición del alcance del SGD

Punto de verificación

¿Ha identificado y documentado la organización el alcance y la finalidad del SGD?
¿El alcance identifica: 1) las secciones, 2) las funciones, 3) los proveedores externos de servicios de la organización a los que se aplica el SGD?

Requisitos de la norma

La organización debe definir y documentar el alcance de su SGD.
Cuando se establece un SGD para una o más funciones específicas de un grupo de organizaciones, el alcance debe incluir las relaciones entre estas y los roles de cada entidad.
Cuando una …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 13/03/2012 | Escriba su comentario ]

Apartado de la norma
4.2. Requisitos de negocio, legales y de otra índole

Punto de verificación
¿Identifica la documentación del SGD los requisitos claves (legislativos, reglamentarios, de negocios) que debe satisfacer?

Requisitos de la norma

Cuando una organización establece y revisa sus objetivos de gestión documental debe tener en cuenta los requisitos de negocio, legales, reglamentarios y de otra índole implicados en la creación y control de documentos.
La organización debe evaluar y documentar los requisitos de negocio, legales y reglamentarios que debe cumplir en sus operaciones y los que precisan evidencias de cumplimiento.

Áreas a tratar

Evaluar los …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 06/03/2012 | Escriba su comentario ]

Apartado de la norma
4.1. Comprensión de la organización y su contexto

Punto de verificación
¿Ha identificado y documentado la organización los factores internos y externos que afectan al SGD, incluyendo las partes interesadas de la organización que tienen algún interés en sus objetivos de gestión documental?

Requisitos de la norma

Cuando una organización establece y revisa su SGD debe tener en cuenta todos los factores externos e internos que sean pertinentes.
Los factores externos e internos identificados y tomados en cuenta deben documentarse cuando se establece y revisa el SGD.

Áreas a tratar

Identificar los factores externos …

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La norma ISO 30301:2011 punto a punto
[ Escrito por: el 06/03/2012 | 6 Comentarios ]

En esta sección del blog se expone, de manera progresiva, el contenido de la norma ISO 30301. Información y documentación – Sistemas de gestión para los documentos – Requisitos. Para ello, se sigue el orden señalado en el Anexo C (Lista de verificación para la autoevaluación) de la norma. Cada apunte consiste en una tabla con la siguiente información:

Apartado de la norma
Número y título del apartado de la norma UNE-ISO 30301:2011.

Punto de verificación
Punto de verificación que corresponde al apartado de la norma en el Anexo C (Informativo): Lista de verificación …

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Recursos sobre las normas ISO 30300
[ Escrito por: el 07/12/2011 | Escriba su comentario ]

SEDIC (Asociación Española de Información y Documentación) ha editado, en su colección Documentos de trabajo, una publicación sobre la serie de normas ISO 30300 de la que es autora Carlota Bustelo (http://www.carlotabustelo.com).
Esta publicación, de 37 páginas, tiene por objetivo compendiar informaciones de interés acerca de la familia de normas ISO 30300. Aparte de la introducción, el documento de trabajo se estructura en los siguientes capítulos:

¿En qué se basa la serie ISO 30300?
¿Cuáles son las razones para su implantación?
¿Cuáles son los requisitos de la norma?
Cumplimiento y verificación
Glosario y enlaces de interés

Entre …

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Hablemos sobre calidad y procesos
[ Escrito por: el 19/10/2011 | Escriba su comentario ]

En términos generales, la “calidad” puede definirse como una estrategia que aspira a lograr la satisfacción del cliente o usuario: “Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto deberían comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes, satisfacer los requisitos de los clientes y esforzarse en exceder las expectativas de los clientes.“ (ISO 9000:2005).
Este enfoque al cliente y la medición de la satisfacción, que comenzó a implantarse en las empresas industriales y de servicios, lo han ido adoptando paulatinamente las administraciones y los servicios públicos. Los archivos …

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Hablemos sobre las normas ISO 30300
[ Escrito por: el 28/06/2011 | 2 Comentarios ]

En este apunte se examina el uso de los términos “documento” y “registro” en el ámbito de los sistemas de gestión y las normas ISO, además de la casuística añadida que puede generar la prevista aprobación de la familia de normas ISO 30300 para la puesta en funcionamiento de un “Management System for Records” (MSR).
En los sistemas de gestión regulados por normas ISO (ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001…) se establece como requisito el “control de los documentos” y el “control de los registros”, siendo necesario establecer, implementar y mantener …

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Hablemos sobre las normas ISO 30300
[ Escrito por: el 16/06/2011 | Escriba su comentario ]

La traducción al español de la familia de normas ISO 30300 de Management Systems for Records plantea la dificultad de traducir el término inglés “record”, cuestión que ya suscitó un amplio debate en el momento en que se elaboró la versión española de la norma UNE-ISO 15489. Teniendo en cuenta que la conformidad legal es una necesidad para cualquier organización que lleve a cabo actividades reguladas y que la norma ISO 30301, en consecuencia, hace referencia al cumplimiento de los requisitos legales relacionados con la creación y control de “records”, …

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Hablemos sobre las normas ISO 30300
[ Escrito por: el 03/05/2011 | Escriba su comentario ]

La ISO (International Organization for Standardization) se compone de varios comités técnicos que desarrollan su trabajo de normalización dentro de un campo o ámbito específico, siendo los responsables de elaborar, publicar y mantener normas (ISO Standard), especificaciones técnicas (ISO/TS Technical Specification) o informes técnicos (ISO/TR Technical Report) relacionados con su área temática.
Los comités técnicos (TC, technical committee), que se listan siguiendo un orden numérico, se componen de subcomités (SC, subcommittees) y estos, a su vez, de grupos de trabajo (WG, working groups).
El comité técnico TC 46 (Information and documentation) se …

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Hablemos sobre las normas ISO 30300
[ Escrito por: el 30/03/2011 | Escriba su comentario ]

En el conjunto de la familia ISO 30300, la norma ISO 30301. Information and documentation – Management system for records – Requirements (Information et documentation – Système de management des informations et des documents – Exigences) especificará los requisitos del sistema de gestión cuando una organización pretenda demostrar su capacidad para crear y controlar los documentos y evidencias electrónicas (“registros”) de sus actividades de negocio.
El contenido de esta norma, además de las partes preliminares (prólogo, introducción, objeto y campo de aplicación, normas para consulta), se estructura en los siguientes apartados:

Contexto …

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Recursos sobre las normas ISO 30300
[ Escrito por: el 16/03/2011 | Escriba su comentario ]

Este documento publicado en francés ─Introduction à la série de normes ISO 30300, Système de management des documents d’activité: Intégration du records management et perspectives d’évolution de l’ISO 15489─ tiene por objetivo presentar la nueva familia de normas 30300 y explicar las perspectivas de evolución de las normas sobre gestión de documentos en los próximos años. En él se recogen las reflexiones de un grupo de trabajo formado por representantes de la AFNOR (Association française de normalisation), la AAF (Association des Archivistes Français) y la ADBS (Association des professionnels de …

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