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“Records systems” o “aplicaciones de gestión documental” según ISO 30300

Escrito por: el 24/05/2012

El sector de la informática y los profesionales de la información venimos utilizando desde hace tiempo el término “sistema de gestión de documentos” (SGD) con fines distintos. El primero lo ha elegido para bautizar un tipo de software: los programas de gestión de bases de datos que disponen de funcionalidades para el tratamiento de documentos. En cambio, los profesionales de la información se refieren al conjunto de procesos y operaciones que de manera sistémica deben garantizar el control y mantenimiento de los documentos generados por las actividades de una organización. Sin embargo, si observamos los criterios en los que se basan las decisiones de compra de los usuarios finales, se constata que hay mucha confusión al respecto.

La serie de normas ISO 30300 nos proporciona un punto de vista que ayuda a aclarar esta cuestión. El Anexo A (Informativo) de la norma ISO 30300, Fundamentos y vocabulario, representa en la figura A.3.4 los conceptos relativos al sistema de gestión para documentos. Se reproducen a continuación en la versión inglesa y española:

Vemos pues que, desde el punto de vista ISO, la “gestión de documentos” –definida como “área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de los documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización” (3.4.3)–, incluye:

– el sistema de gestión para los documentos: definido como “sistema de gestión para dirigir y controlar una organización en lo relativo a los documentos” (3.4.2), esta acepción sería la que manejan los profesionales de la información.

– las aplicaciones de gestión documental: en tanto “sistema de información que captura, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo” (3.4.4), esta sería la acepción que maneja el sector informático.

De manera complementaria, el white paper “Relationship between the ISO 30300 series of standards and other products of ISO/TC 46/SC 11: Records processes and controls”, comentado en un apunte anterior, también intenta aclarar la diferencia entre los dos conceptos mediante la siguiente tabla:

System levels in records domain

System level in a MSR

Named in ISO 30300 series as:

Named in ISO 15489 as:

Set of interrelated or interacting elements of an organization to establish policies and objectives, and processes to achieve those objectives related to records“sistema de gestión para dirigir y controlar una organización en lo relativo a los documentos” (ISO 30300, 3.4.2)
MSR [Management System for Records]“sistema de gestión para los documentos” (ISO 30300, 3.4.2) Not named. Out of scope“No nombrado. Fuera del alcance”
Information system which captures, manages and provides access to records over time“sistema de información que captura, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo” (ISO 30300, 3.4.4)  
Records system“aplicación de gestión documental” (ISO 30300, 3.4.4) Records system“sistema de gestión de documentos; sistema de gestión documental” (ISO 15489-1, 3.17)

Anotaciones en cursiva de la autora.

En conclusión, desde el punto de vista de los sistemas de gestión ISO, no debería haber confusión entre un “sistema de gestión para los documentos” y una “aplicación de gestión documental”. Ambos contribuyen a que una organización pueda llevar a cabo un control eficaz y sistemático de la creación, mantenimiento y uso de los documentos: el primero desde una visión relacionada con la política, las responsabilidades, los objetivos y los planes de gestión documental; el segundo desde un planteamiento tecnológico (la implementación de las aplicaciones de gestión documental) que debe cumplir los requisitos establecidos en el primero.

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

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