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Presentación y experiencia de la conferencia de Infor@rea sobre la serie de normas ISO 30300 en la Biblioteca Nacional de Chile

Escrito por: el 24/04/2012

Elisa García-Morales Huidobro, directora de Infor@rea, ISO 30300: un nuevo enfoque a la gestión de documentos electrónicos (records management). Biblioteca Nacional de Chile. 10 de abril de 2012.

Asistieron al acto cerca de 60 personas procedentes de diversas instituciones públicas y privadas de Chile en las que estaban representados archivos, bibliotecas, museos, organismos de la administración y empresas de sectores tecnológicos relacionados con la digitalización. El tema resultó muy novedoso puesto que la difusión de estas normas ha sido muy limitada en el país. La presentación generó un amplio debate en el que se puso de manifiesto el interés suscitado y el alto nivel de conocimiento de muchos participantes. Las cuestiones  planteadas fueron diversas:

-Los cambios que suponen la ISO 30300 respecto a las normas ISO 15489. Interesó conocer si una organización ha seguido la práctica recomendada por las ISO 15489, qué elementos resultarían diferenciadores para voluntariamente adoptar un sistema de gestión para los documentos susceptible de certificación.

-La aplicabilidad del modelo propuesto por la normativa al ámbito de los Museos, o cómo en la práctica una organización de dichas características comienza a trabajar en la definición de su sistema de gestión para los documentos.

-La posibilidad de implementar las normas ISO 30300, con o sin la asistencia de consultores externos.    

-Las sinergias existentes en la adopción de las normas ISO 30300 en organizaciones que ya cuentan con sistemas de calidad ISO 9001 acreditados.

-Las oportunidades que ofrece a los profesionales el nuevo enfoque estratégico y la participación en los procesos de auditoría de los sistemas de gestión para los documentos.

-Las posibilidades que abre a las empresas de outsourcing de servicios documentales y digitalización para certificar sus procesos de gestión de los documentos.

-Cómo aplicar la norma a la coexistencia de la gestión documental en papel y electrónica que todavía pervivirá por tiempo en las organizaciones

La impresión general por parte de los asistentes fue coincidente en la importancia de esta serie de normas como respaldo a los procesos de mejora de la gestión de las empresas y organizaciones, y la amplitud de su campo de aplicabilidad. Por otro lado en Chile hay un fuerte impulso de la administración electrónica y la transparencia administrativa. En el año 2008 se promulgó una ley de transparencia “Ley N° 20.285 sobre Acceso a la Información Pública” que ha tenido y está teniendo un gran impacto en la gestión de la documentación de los organismos públicos que se verán asistidos por la nueva normativa ISO 30300 en la implementación de sus sistemas de gestión para los documentos.

La presentación está disponible en la siguiente URL:

http://comitedigital.bn.cl/node/527

También la adjuntamos a continuación en PDF:

 BNChile_ISO30300_InforareaAbril2012 

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