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Normalización y gestión de documentos en “La Gazette des archives”

Escrito por: el 26/06/2013

La Gazette des archives, revista profesional de la Association des archivistes français (AAF), dedica su número 228 (2012-4) a la normalización y gestión de documentos, tanto desde un punto de vista teórico como práctico.

Bajo el epígrafe Normalisation et gestion des documents d’activité (records management) : enjeux et nouvelles pratiques pour notre profession, este número de la revista se articula en torno a tres temáticas: un panorama de las normas relativas a la gestión de documentos y archivos, un apartado sobre los retos y principios de la gestión de documentos y, finalmente, un conjunto de experiencias.

La publicación incluye un artículo sobre las normas ISO de gestión de documentos, “La famille des normes ISO sur le records management”, a cargo de Michel Cottin, presidente de la comisión CN 11 de AFNOR, y Sylvie Dessolin-Baumann, presidenta de la comisión Records management de la AAF y miembro del comité ISO/TC 46/SC 11 y de la comisión CN 11 de AFNOR.

Con una mirada francófona, el artículo describe brevemente, por orden cronológico de publicación, las normas ISO de gestión de documentos que se mencionan en la norma ISO 30300. Empieza por la norma ISO 15489 (fundadora) y va repasando las demás normas de gestión de documentos (ISO 23081, ISO/TR 26122, ISO/TR 13028, ISO 16175, ISO 13008) hasta llegar a las normas ISO 30300 e ISO 30301. De manera intercalada va introduciendo otros temas, como una presentación del comité ISO/TC 46/SC 11 encargado de elaborar estas normas, el complejo trabajo de consenso y las etapas a seguir para publicar una norma, o un comentario a la traducción al francés de los términos records y records management. Cierra el artículo una relación de los proyectos del comité ISO/TC 46/SC 11 en curso o en estudio, entre ellos:

– la publicación de la norma ISO 30302, que constituirá la guía para implementar la norma ISO 30301;

–  la publicación del informe técnico ISO/TR 18128. Information and documentation – Risk assessment for records processes and systems;

– la previsible revisión de la norma ISO 23081 a partir de la reunión del comité ISO/TC 46/SC 11 en París a principios de junio de 2013.

Del artículo se puede destacar el esquema con la cartografía de las principales normas de gestión de documentos, elaborado por Lucas Colet, presidente del comité espejo luxemburgués del ISO/TC 46/SC 11.

AAF-Gazette228_Normalizacion-LucasColetCartografiaNormasGD

También cabe hacer referencia a otros artículos de este número de La Gazette des archives:

– “Des archi­vis­tes et des normes” de Michel Cottin y Stéphanie Dargaud.

– “Les prin­ci­pes de ges­tion des docu­ments d’acti­vité électroniques” de Frédérique Fleisch.

– “Les méta­don­nées du records mana­ge­ment du point de vue des normes ISO” de Charlotte Maday y Marion Taillefer.

– “La mise en œuvre de la norme ISO 16175: deux retours d’expé­rience” de Lourdes Fuentes Hashimoto.

– “Analyse des pro­ces­sus: l’exem­ple de la ges­tion des dos­siers offres-sta­giai­res à l’AFPA” de Sylvie Dessolin-Baumann y Walid Brahim.

Para terminar decir que se encuentra a faltar alguna referencia a los White paper publicados por el comité ISO/TC46/SC11 sobre la relación entre la norma ISO 30301 y otras normas e informes técnicos de gestión de documentos (2012) y sobre el vocabulario empleado en la serie de normas ISO 30300. Tampoco se menciona las distintas ediciones del libro blanco de AFNOR sobre las normas ISO 30300 e ISO 30301.

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

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