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Metodología de evaluación de la gestión documental: ISO 15489 vs. ISO 30301

Escrito por: el 20/09/2011

La metodología de todas las normas de sistemas de gestión, entre las que se incluye la ISO 30301, se basan en la mejora continua. La formalización de la evaluación es uno de los pilares de esta metodología. El propio proceso de evaluación se sustenta en unos requisitos de obligado cumplimiento, formando parte ineludible del sistema de gestión.

La idea es que una vez implementado el Sistema de Gestión para los documentos, existen unos mecanismos que permiten evaluar el cumplimiento y efectividad del mismo. Esta evaluación permite la puesta en marcha de acciones de mejora. Este es un proceso continuo, siendo una de las representaciones que mejor lo definen la rueda de Deming o proceso PDCA (Plan, Do, Check, Act).

Explicado de esta forma simple parece tan lógico que alguien puede pensar ¿dónde está la novedad? La verdad es que novedad no hay mucha ya que estas metodologías han tenido una gran aceptación en la gestión de las organizaciones con el éxito de las normas ISO 9000 y 14000. Sin embargo, para la gestión documental sí las hay.

En la parte 1 (Generalidades) de la norma ISO 15489, la cuestión de la evaluación (capítulo 10. Supervisión y auditoría) se despacha con muy poca profundidad, simplemente indicando que debería existir. En la parte 2 (Directrices), se explica un poco más cómo se concibe esta supervisión: el mantenimiento del valor probatorio y el rendimiento sobre la base de indicadores. Son propuestas muy genéricas que, aún en organizaciones que hayan utilizado estas normas como guía para la implantación de su gestión documental, difícilmente han desembocado en un sistema de evaluación que permita desarrollar la mejora continua.

En la ISO 30301, como en sus hermanas ISO 9001 o ISO 14001, el mecanismo de evaluación tiene unos fuertes requisitos, que son los que además hacen posible posteriormente la certificación por terceras partes independientes.

Los requisitos pueden agruparse de la siguiente forma:

  • Supervisión y medición. La organización debe definir cuáles son los indicadores mediante los cuales se van a supervisar y medir los resultados obtenidos, haciendo efectiva esta práctica de forma rigurosa.
  • Análisis y evaluación de los resultados obtenidos anteriormente, lo que permitirá identificar tendencias adversas al cumplimiento de los objetivos y establecer acciones previas para corregirlas. 
  • Auditoría interna. Tiene que existir un proceso formal de auditoría interna planificado a intervalos periódicos y ejecutado por auditores que puedan ser neutrales y que presenten en un informe de auditoría los hallazgos de la misma. Estos pueden ser: conformidades y no conformidades; riesgos y oportunidades de mejora; puntos débiles y fuertes. Las no-conformidades requieren de la puesta en marcha de acciones correctoras y de un procedimiento para comprobar que éstas han sido puestas en marcha y han causado el efecto deseado. 
  • La revisión por la alta dirección. Además de las auditoría internas, y habitualmente con un intervalo mayor de tiempo, la alta dirección debe revisar el sistema de gestión. De esta revisión debe surgir la confirmación o actualización de la política y los objetivos de gestión documental.

Todo este proceso no debe confundirse con el de la auditoría que puede llevar a cabo una entidad de certificación independiente para poder otorgar la certificación en ISO 30301. Esta auditoría no sustituye a la auditoría interna, aunque se lleve a cabo con metodología similar. Hay que tener en cuenta que para conseguir la certificación hay que cumplir con todos los requisitos, incluidos los del propio proceso de evaluación.

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

2 Comentarios »

  • Julio César Rozo opinó:

    No tengo claridad si la norma ISO 30300 y 30301 son certificables? Así como las diferencias estipuladas con la ISO 15489??

    Gracias por despejar las dudas al respecto

  • Carlota Bustelo opinó:

    Las norma que puede ser certificable (está redactada en la forma que lo pueda ser) es la ISO 30301, en la que se explicitan los requirimientos del sistema de gestión. Son los organismos de certificación los que individualmente y según la demanda de su mercado ofrecen si la certificación 30301 está entre los servicios que ofrecen a sus clientes.

    La ISO 30301 regula un sistema de gestión con requerimientos similares a los de cualquier otros sistema de gestión (9001, 14001, 27001). En la parte de Operación está totalmente alineada con la ISO 15489, que de hecho puede ser utilizada como una guía técnica para el entendimiento de cómo implementar los requisitos operativos de la ISO 30301 (especialmente los relacionados en su Anexo A).

    En breve se publicará un “white paper” que explicará los detalles de esta relación. Cuando se produzca la publicación daremos la noticia a través de este blog.

    Saludos

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