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Mesa redonda “Las normas UNE ISO 30300:2011” en FESABID 2013: resumen

Escrito por: el 05/06/2013

En la mesa redonda, organizada por el Subcomité 1 “Gestión de documentos y aplicaciones” del CTN 50 de AENOR y que se llevó a cabo el día 24 de mayo en el marco de las XIII Jornadas Españolas de Documentación – FESABID 2013, intervinieron Carlota Bustelo (consultora independiente y presidenta del Subcomité), José Ángel Valderrama (AENOR), Alfred Mauri (ESAGED) y José Alberto Alonso (ebla Gestió Documental), actuando como moderadora Alicia Sellés (masmedios).

Cabe destacar la activa participación del público asistente (aproximadamente 30 personas) a la actividad, que se desarrolló en el Salón de Grados del Campus Tecnológico de la antigua Fábrica de Armas de Toledo (Universidad de Castilla-La Mancha).

En su presentación inicial Carlota Bustelo expuso qué ha pasado desde la publicación de las normas ISO 30300 e ISO 30301 en el año 2011. Comentó que en estos momentos está en proceso de elaboración la norma ISO 30302 (Guía de implementación) y el interés que han manifestado algunos países, especialmente China y Corea del Sur, en promocionar la serie de normas sobre sistemas de gestión para los documentos.

José Ángel Valderrama, a raíz de una pregunta sobre la complementariedad de los equipos de desarrollo en los proyectos documentales, explicó el papel que pueden cumplir la normas ISO 30300 como soporte a otros sistemas de gestión y de qué manera se pueden utilizar como una “caja de herramientas” para facilitar la creación y control de documentos y registros en las organizaciones. En este sentido, destacó que es importante proyectar las normas que tratan la gestión de documentos a los profesionales de otros ámbitos, a los que todavía les cuesta ver las posibilidades que ofrece el desarrollo de un sistema de gestión para los documentos.

Por su parte, Alfred Mauri comentó el interés de las empresas en los cursos que ofrece la Escola Superior d’Arxivística i Gestió de Documents (el 27% de los alumnos proceden del sector privado mientras que el 28% proceden de la Administración pública). También habló de la experiencia de implantación de la norma ISO 30301 en ESAGED, señalando cómo en este proceso se tomó como punto de partida el sistema de garantía interna de calidad del master universitario y cómo ha ayudado a lograr una gestión más eficiente y más transparente.

En su intervención, José Alberto Alonso hizo una consideración sobre la utilidad de la norma ISO 30301 para dar consistencia a los proyectos de gestión documental, explicando el aporte de los profesionales de este ámbito en los equipos de consultoría. Destacó la transversalidad de los sistemas de gestión para los documentos en los sistemas integrados de gestión que han implementado numerosas organizaciones y el interés de vincular los controles de la ISO 27001 con los controles de la ISO 30301.

Al hilo de estas reflexiones, Carlota Bustelo explicó que las organizaciones más dispuestas a implementar la norma serían principalmente las que ya han puesto en funcionamiento un sistema de gestión ISO, las empresas de sectores con una fuerte regulación y las empresas de servicios de gestión documental.

Para finalizar, Carlota Bustelo y José Alberto Alonso aportaron algunos datos sobre dos foros de difusión de la norma (grupo de LinkedIn ISO 30300 – Management systems for records y blog ISO 30300, respectivamente). Carlota Bustelo explicó que en este grupo profesional en inglés el 33% de los miembros son “seniors” y el 17% “managers”, perteneciendo el 21% a empresas del sector de las tecnologías de la información. Por su parte, José Alberto Alonso explicó cuáles son las secciones más visitadas del blog (“Hablemos sobre las normas ISO 30300”, “La norma ISO 30301:2011 punto a punto” y “Recursos sobre las normas ISO 30300”) y la procedencia de los usuarios (España: 54%; Colombia: 20%, correspondiendo el 35% del total a países latinoamericanos).

+ Información: Presentación de Carlota Bustelo “Normas UNE-ISO 30300: ¿Qué ha pasado desde su publicación?”.

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

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