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La norma ISO 30301 de Management Systems for Records: requisitos

Escrito por: el 30/03/2011

En el conjunto de la familia ISO 30300, la norma ISO 30301. Information and documentation – Management system for records – Requirements (Information et documentation – Système de management des informations et des documents – Exigences) especificará los requisitos del sistema de gestión cuando una organización pretenda demostrar su capacidad para crear y controlar los documentos y evidencias electrónicas (“registros”) de sus actividades de negocio.

El contenido de esta norma, además de las partes preliminares (prólogo, introducción, objeto y campo de aplicación, normas para consulta), se estructura en los siguientes apartados:

  • Contexto de la organización: comprensión del contexto externo e interno de la organización; identificación de los requisitos legales y del negocio relacionados con la creación y control de documentos; establecimiento del alcance del Management System for Records (MSR). 
  • Liderazgo: compromiso de la dirección; establecimiento de una política sobre los documentos; definición y asignación de las responsabilidades de dirección y operativas. 
  • Planificación: definición de los objetivos de la gestión de documentos; plan de implementación. 
  • Soporte: recursos para implementar el MSR; competencias necesarias de las personas que realizan tareas que puedan tener repercusión en el sistema; conocimientos y formación del personal; procedimientos de comunicación interna sobre el MSR, la política sobre los documentos y los objetivos; documentación del MSR.  
  • Operación: diseño de de los procesos documentales, control de las operaciones e implementación del sistema documental; control de las no conformidades del MSR.
  • Evaluación del desempeño: seguimiento y medición del desempeño del MSR; auditorías internas del sistema; revisión por la dirección.
  • Mejora: acciones correctivas; acciones preventivas; mejora continua.

La norma ISO 30301 también incluye dos anexos informativos:

  • Correspondencia entre las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 e ISO 30301.
  • Lista de comprobación para la autoevaluación.

Finalmente, en el anexo normativo, y por tanto de obligado cumplimiento, se estipulan los requisitos que deben cumplir los procesos y controles sobre los documentos. Estos requisitos, de carácter más específico, hacen referencia a los diversos aspectos de la puesta en funcionamiento de un MSR.   

Creación de los documentos:

1)  Determinación de qué documentos, cuándo y cómo deberían ser creados y capturados en cada proceso de negocio.

2)  Determinación de la información sobre el contenido, el contexto y el control (metadatos) que debería incluirse en los documentos.          

3)  Definición de la forma y la estructura en que los documentos se deberían crear e incorporar al sistema.

4)  Determinación de las tecnologías apropiadas para crear e incorporar documentos.

Control de los documentos:

1)  Determinación de la información (metadatos) que debería crearse durante los procesos documentales, y cómo se vincularán y gestionarán dichos metadatos a lo largo del tiempo.

2)  Establecimiento de reglas y condiciones de uso de los documentos a lo largo del tiempo.

3)  Mantenimiento de la disponibilidad de los documentos a lo largo del tiempo.

4)  Implementación de la disposición autorizada de los documentos.

5)  Establecimiento de las condiciones para la administración y mantenimiento de los sistemas documentales.

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

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