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La norma ISO 30300 de Management Systems for Records: fundamentos y vocabulario

Escrito por: el 02/03/2011

Siguiendo el modelo de la familia de normas de la calidad ISO 9000, el subcomité ISO/TC 46/SC 11 (Archives/records management) está elaborando conjuntamente dos normas de Management Systems for Records (MSR) que, en este momento, se encuentran en fase de borrador (DIS, Draft International Standard):

–    ISO 30300. Information and documentation – Management system for records – Fundamentals and vocabulary (Information et documentation – Système de management des informations et des documents – Principes essentiels et vocabulaire): especifica la terminología de la serie de normas MSR, los objetivos y los beneficios de un MSR.

­-    ISO 30301. Information and documentation – Management system for records – Requirements (Information et documentation – Système de management des informations et des documents – Exigences): especifica los requisitos de un MSR cuando una organización necesita demostrar su capacidad para crear y controlar los documentos (“registros”) de sus actividades de negocio durante el período de tiempo necesario o requerido.

La primera norma, de fundamentos y vocabulario como su equivalente la norma ISO 9000:2005, tiene como propósito describir los principios del sistema de gestión y definir los términos relacionados. En este sentido, el único contenido normativo de esta norma serán las propias definiciones aplicables a la familia de normas ISO 30300, aunque también establecerá los objetivos de un MSR, proporcionará los principios para implementar un MSR, describirá el enfoque basado en procesos aplicado a un MSR y especificará el papel de la alta dirección.

Uno de los aspectos que se pueden destacar de la futura norma ISO 30300 es el apartado previsto sobre los principios de un MSR, que permitirán integrar éste con el sistema global de gestión de la organización y alinearlo con los otros sistemas de gestión implantados (calidad, medio ambiente, seguridad en el trabajo, etc.). Así, la puesta en funcionamiento de un MSR debería basarse en los siguientes principios:

a)  Enfoque al cliente y otras partes interesadas.

b)  Liderazgo y rendición de cuentas.

c)  Toma de decisiones basada en evidencias.

d)  Participación de las personas.

e)  Enfoque basado en procesos.

f)   Enfoque de sistema para la gestión.

g)  Mejora continua.  

Respecto del vocabulario que fijará esta norma, se prevé definir términos relacionados con los “registros” (archives, document, evidence, metadata, records, etc.), con la gestión (accountability, non conformity, records policy, etc.), con los procesos de gestión de “registros” (access, classification, conversion, disposition, migration, registration, tracking, transfer, etc.) y con el propio MSR (management system for records, records system, etc.)

En un próximo apunte continuaremos con esta aproximación a la familia de normas ISO 30300 comentando la norma de requisitos (ISO 30301).

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

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