wordpress stats plugin
Inicio » Hablemos sobre las normas ISO 30300

La norma ISO 30300 ¿Cuáles son sus orígenes? Una iniciativa española

Escrito por: el 17/05/2011

En los primeros meses de 2007 la norma ISO 27000. Information technology ─ Security techniques ─ Information security management systems ─ Overview and vocabulary estaba circulando para una de sus etapas de votación y comentarios. Cuando la leí por primera vez pensé que podría ser un buen ejemplo a seguir para desatascar la revisión de la ISO 15489. Information and documentation ─ Records management, en la que el TC 46/SC 11 llevaba varios años trabajando, sin tener muy claro a dónde iba. Desde esta primera idea hasta la próxima publicación de los dos primeros productos de la familia ISO 30300 han pasado muchos años de elaboración, cambios, trabajo y aprendizaje. En ese camino el hito más importante ha sido comprender que las normas ISO 30300, que suponen una contribución importante en la perspectiva de la gestión de documentos como algo estratégico para las organizaciones, no pretenden sustituir a la ISO 15489, la norma fundacional de las buenas prácticas en la gestión de documentos, que tanta aceptación tiene entre los profesionales de distintos países y culturas.

La cronología de los orígenes de la familia de normas ISO 30300 es la siguiente:

  • En la reunión del CTN 50/SC 1 de AENOR de mayo de 2007 presenté la propuesta de enfocar la revisión de la ISO 15489, en forma de familia y siguiendo el ejemplo de la norma ISO 27000. Acordamos entonces presentar una propuesta al TC 46/SC 11, que se reunía en Santiago de Compostela ese mismo mes. Ya en esa propuesta vislumbrábamos que este camino podría cubrir la “revisión substancial”, cuya ausencia habían esgrimido países como Australia y Estados Unidos para parar el proceso de revisión de la ISO 15489. También argumentábamos los beneficios de alinearnos con las normas ISO del “management” y de posibilitar la certificación.

Foto 1: Reunión de Santiago de Compostela. La delegación española da el testigo a la Sudafricana.

  • Ante nuestra sorpresa la propuesta, que esos primeros días se conoció como la “Spanish proposal”, fue aceptada unánime y entusiastamente, después de los enfrentamientos y divisiones causados por el proceso de revisión de la ISO 15489, que después de tres años había entrado en un proceso de discusión circular que parecía no tener fin. Fue la delegación sueca, la que puso los puntos sobre las íes, constatando que lo que queríamos hacer se llamaba un “Management System Standard” (MSS) en la jerga ISO, y que existía una guía para la redacción de las mismas (Guide 72). En esa misma reunión se creó un grupo “ad hoc” que me tocó coordinar y que revisó a fondo la guía 72 y la viabilidad de la propuesta. Al final de la reunión el grupo presentó sus primeras y positivas conclusiones y quedó emplazado a desarrollar todos los documentos justificativos de esta iniciativa: un MSS no es una norma cualquiera ya que tenía que ser aprobado por las altas instancias de ISO.
  • En Noviembre de 2007 en la reunión del TC 46/SC 11 en Sudáfrica se aprobaron los documentos elaborados por el grupo de trabajo, y se decidió seguir con el proceso creando los dos grupos de trabajo que elaborarían los dos primeros productos de la familia, aún sin número y que identificamos como Fundamentos y vocabulario y Requerimientos, respectivamente. Judith Ellis de Australia y yo misma fuimos nombradas coordinadoras de los grupos de trabajo.

Foto 2: Reunión de Sudáfrica. Inicio de los trabajos de elaboración de la familia de normas ISO 30300.

  • Posteriormente recibimos la aprobación de ISO, la concesión de un número redondo con una confusión inicial (durante unos meses fue la 30200) y el reconocimiento de nuestro trabajo cuando nos llamaron a participar en el Joint Technical Coordination Group (JTCG) de todos los MSS de ISO (9000, 14000, 27000, etc.)
  • En el camino, más de tres años y medio de trabajo en el que los grupos de trabajo y expertos de todos los países, al tiempo que redactábamos las normas, comprendíamos el enorme alcance de nuestra propuesta: poner en la hoja de ruta de la modernización de las organizaciones la gestión de documentos, situándola en un plano estratégico mediante la propuesta de implantar sistemas de gestión de las organizaciones desde la perspectiva de la información y los documentos.

En la familia de normas ISO 30300 no existen novedades en los procesos operativos descritos en la ISO 15489, con los que se alinea deliberadamente, pero sí en el enfoque, el alcance y la audiencia a la que va dirigida.

Cuando comenzó a desarrollarse la familia de normas ISO 30300, la revisión de la ISO 15489 se suspendió, confirmándose la versión de 2001 por un periodo de unos cinco años más. En 2012 se cumple este período y se habrá de decidir si se confirma o se revisa, pero ésta será otra historia…

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

Escriba su comentario aquí: