• Para evaluar la efectividad del SGD, la organización debe supervisar y, cuando proceda, medir:

a) la política de gestión documental, para asegurar que refleja las necesidades de la organización y que se ha actuali­zado tras cambios significativos en la organización;

b) los objetivos de gestión documental para asegurar que son consistentes con la política de gestión documental, alcanzables y siguen siendo válidos como soporte a la mejora continua;

c) los cambios en los requisitos legales, organizativos y de otra índole que puedan afectar al SGD;

d) la disponibilidad y adecuación de los recursos financieros, humanos, de infraestructura, tecnológicos, etc.

e) la adecuación de la asignación y atribución de roles, responsabilidades y competencias;

f) el desempeño de la persona con responsabilidades en la implementación, información y concienciación del SGD;

g) el desempeño de los procesos y aplicaciones de gestión documental con respecto a los objetivos;

h) la adecuación de la documentación y la correcta implementación de los procedimientos de control de documentos;

i) la efectividad de las aplicaciones de gestión documental, para alcanzar los objetivos estratégicos, de dirección y financieros de la organización empleando las mediciones seleccionadas en su implementación;

j) la efectividad del programa de formación y concienciación y de la estrategia de comunicación del SGD;

k) la satisfacción de usuarios y partes interesadas.

• Los criterios de supervisión y medición deben evolucionar en función de los cambios en el contexto social, económico, estratégico o legal de la organización.

• Determinar los datos y la información que deben recopilarse para demostrar la idoneidad y la eficacia del SGD.

• Analizar y evaluar los datos y la información obtenidos del seguimiento y medición del SGD para demostrar:

– la adecuación de la política y los objetivos del SGD a las necesidades actuales de la organización y a los cambios en los requisitos de negocio, legales o de otro tipo (véanse los apartados 5.2 Política, 6.2 Objetivos de la gestión documental y planes para alcanzarlos y 4.2. Requisitos de negocio, legales y de otra índole);

– la adecuación de los recursos asignados para mantener el SGD y de las responsabilidades y competencias establecidas (véanse los apartados 7.1 Recursos, 5.3 Roles organizativos, responsabilidades y competencias y 7.2. Capacitación);

– la eficacia de las acciones emprendidas por la organización para fomentar la concienciación, la formación y la comunicación interna (véanse los apartados 7.3 Concienciación y formación y 7.4 Comunicación);

– la existencia de la documentación requerida por el SGD y la aplicación apropiada de los procedimientos en las operaciones de creación y control de documentos (véase el apartado 7.5 Documentación);

– el desempeño de los procesos y la eficacia de las aplicaciones de gestión documental (véanse los apartados 8.2 Diseño de los procesos de gestión documental y 8.3 Implementación de las aplicaciones de gestión documental);

– la satisfacción de los usuarios y las partes interesadas.