• La organización debe asegurar que su personal es consciente de

a) la relevancia y la importancia de sus actividades individuales y cómo éstas contribuyen a la consecución de los objetivos del SGD;

b) la importancia de la conformidad con la política y procedimientos del SGD y con los requisitos del sistema de gestión;

c) los aspectos significativos del SGD asociados con su trabajo, los impactos reales o potenciales y los beneficios de la mejora en su desempeño personal;

d) sus roles y responsabilidades para conseguir la conformidad con los requisitos del SGD; y

e) las potenciales consecuencias del abandono de los procedimientos especificados.

• La organización debe establecer un programa de formación continua en la creación y control de documentos.
• Los programas de formación en los requisitos y prácticas de la gestión documental se deben proporcionar a todos los niveles de la plantilla de la organización, incluyendo, cuando sea pertinente, a los contratistas y plantilla de otras organizaciones.
• Los programas de formación desarrollados y proporcionados por la organización deben valorar, identificar y definir las capacidades y habilidades requeridas de los diferentes roles respecto a la gestión documental.

• Concienciar al personal de la pertinencia e importancia de la creación y control de documentos en su trabajo, de cómo contribuye al logro de los objetivos de gestión documental de la organización, de la conveniencia de aplicar la política y los procedimientos de gestión documental y de sus responsabilidades respecto al cumplimiento de los requisitos del SGD.
• Identificar y definir las capacidades y habilidades necesarias para desempeñar adecuadamente las diferentes responsabilidades respecto a la gestión documental (véanse los apartados 5.3 Roles organizativos, responsabilidades y competencias y 7.2 Capacitación).
• Proporcionar formación, a todos los niveles de la organización, para subsanar las deficiencias existentes entre las competencias actuales del personal y las competencias necesarias para la adecuada creación y control de documentos y el cumplimiento de los requisitos del SGD.

Tabla en versión pdf:

  Apartado de la norma 7.3