wordpress stats plugin
Inicio » La norma ISO 30301:2011 punto a punto

ISO 30301 – 6.2 Objetivos de gestión documental y planes para alcanzarlos

Escrito por: el 19/03/2013
Apartado de la norma 6.2. Objetivos de gestión documental y planes para alcanzarlos
Punto de verificación
  • ¿Ha establecido la organización objetivos de gestión documental para sus procesos clave de trabajo que aborden los riesgos y oportunidades?
  • ¿Son los objetivos compatibles con la política de gestión documental, medibles y prácticos?
  • ¿Son los objetivos proporcionados a los recursos de la organización?
  • ¿Hay un plan de implementación que identifique

– quién es el responsable,

– qué debe hacerse,

– el calendario de trabajo

para conseguir los objetivos de gestión documental?

Requisitos de la norma
  • La alta dirección debe asegurar que se establecen los objetivos de gestión documental y se comunican en los niveles y las funciones pertinentes dentro de la organización.
  • Los objetivos de gestión documental deben

a) ser consistentes con la política de gestión documental;

b) ser medibles (si es posible);

c) tener en cuenta los requisitos aplicables; y

d) supervisarse y actualizarse cuando sea necesario.

  • Los objetivos de gestión documental deben derivarse del análisis de las actividades de la organización. Éstos deben identificar las áreas donde tengan mayor aplicación la legislación, las reglamentaciones, otras normas y las buenas prácticas para la creación de documentos relacionados con las actividades.
  • Los objetivos de gestión documental deben tener en cuenta el tamaño de la organización, la naturaleza de sus actividades, productos y servicios, y la localización, condiciones, sistema jurídico/administrativo y entorno cultural en que realiza sus funciones.
  • La organización debe incluir los objetivos de gestión documental en la información documentada.
  • Para conseguir estos objetivos, la organización debe determinar:

– quién será el responsable;

– lo que se hará;

– qué recursos son necesarios;

– cuándo se completarán;

– cómo se evaluarán los resultados.

Áreas a tratar
  • Definir y documentar los objetivos de gestión documental, considerando el contexto de la organización, los requisitos de negocio, legales y de otra índole, el alcance del SGD, la política de gestión documental y las prioridades para el tratamiento de riesgos y oportunidades.
  • Comunicar y documentar los objetivos de gestión documental.
  • Elaborar un plan de gestión documental, basado en los objetivos establecidos, que determine:

– las responsabilidades,

– las acciones previstas para desarrollar el plan,

– los recursos necesarios (humanos, financieros, físicos y de información),

– la planificación temporal,

– los indicadores para evaluar la consecución de los objetivos.

  • Revisar y actualizar los objetivos de gestión documental teniendo en cuenta los cambios en el contexto de la organización, la política de gestión documental, la
    valoración de los riesgos y los resultados de la evaluación del desempeño del SGD.
Procedimiento documentado No aplica.
Información documentada Objetivos de gestión documental.
© 2013 ebla Gestió Documental S.L.

Tabla en versión pdf:

acrobat Apartado de la norma 6.2

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

1 Comentario »

  • Ricardo Araujo opinó:

    Excelente muy buena interpretación del requisito

Escriba su comentario aquí: