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ISO 30301 – 5.3 Roles organizativos, responsabilidades y competencias. 5.3.1. Generalidades

Escrito por: el 14/06/2012
Apartado de la norma 5.3. Roles organizativos, responsabilidades y competencias.

5.3.1. Generalidades

Punto de verificación ¿Ha designado la alta dirección un representante específico de la dirección para el SGD con un rol, unas responsabilidades y unas competencias definidos?
Requisitos de la norma
  • La alta dirección debe asegurar que los roles, responsabilidades y competencias se definen, asignan y comunican en toda la organización y en las entidades o individuos que trabajan en la organización o en su nombre.
  • La asignación de responsabilidades debe realizarse apropiadamente a todo el personal de la organización en niveles y funciones pertinentes, en particular, la alta dirección, los gestores de programas, los profesionales de la gestión documental, los profesionales de tecnologías de la información, los administradores de sistemas y todos aquellos que crean y controlan documentos como parte de su trabajo.
  • El liderazgo en la implementación del SGD debe asignarse a un representante de la alta dirección.
  • Cuando el tamaño y complejidad de la organización y de sus procesos de gestión documental así lo requieran, se debe designar un rol específico, con especial formación y competencia como representante de la gestión documental a nivel operativo.
  • La asignación de responsabilidades y sus interrelaciones deben documentarse.
Áreas a tratar
  • Definir, asignar, documentar y comunicar a los miembros de la organización y a las partes interesadas que actúan en su nombre los roles, responsabilidades y competencias sobre el SGD.
  • Establecer las responsabilidades teniendo especialmente en cuenta:

– la alta dirección, que designará un representante específico que lidere el establecimiento, implementación y mantenimiento del sistema (véase el apartado 5.3.2 Responsabilidades de dirección);

– los gestores de planes o programas de la organización;

– los profesionales de la gestión documental;

– los profesionales de las tecnologías de la información y los administradores de sistemas;

– los miembros de la organización que crean y controlan documentos como parte de su trabajo.

  • Designar un representante de la gestión documental a nivel operativo con la formación y capacitación necesarias (véanse los apartados 5.3.3 Responsabilidades operativas, 7.2 Capacitación y 7.3 Concienciación y formación).
Procedimiento documentado No aplica.
Información documentada Asignación de roles, responsabilidades y competencias.
© 2012 ebla Gestió Documental S.L.

Tabla en versión pdf:

 ISO 30301 – Apartado de la norma 5.3.1

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

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