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ISO 30300 en IBERSID 2012: resumen de la experiencia

Escrito por: el 25/10/2012

Como comentábamos en un apunte anterior, el pasado 3 de octubre, en el marco de la XVII edición de IBERSID (Encuentros Internacionales sobre Sistemas de Información y Documentación) tuvo lugar una jornada dedicada a la gestión de los archivos judiciales.

En una primera sesión se expusieron diversos trabajos de investigación sobre la digitalización, el expurgo, la transferencia y custodia de archivos, la normalización y el proceso electrónico en el sistema judicial español y brasileño. En dos sesiones sucesivas se realizaron mesas redondas en las que los ponentes presentaron diversas experiencias de la gestión documental en las oficinas judiciales, la Audiencia Nacional y Fiscalía General de Estado. La primera versó sobre los aspectos técnicos y jurídicos de la gestión de la documentación judicial (expurgo, digitalización y destrucción) y la segunda sobre la aplicación y el desarrollo del Real Decreto 937/2003 de modernización de los archivos judiciales.

Las experiencias expuestas señalan el avance en la implementación del proceso electrónico, los procedimientos de digitalización y el intercambio de datos entre administraciones gracias a los estándares de interoperabilidad. No obstante, emergieron vías en las que profundizar y de las que podemos destacar dos.

Por un lado, la necesidad de disponer de un órgano responsable que haga avanzar un sistema integral de información y gestión documental, como una de las bases para lograr la eficiencia y gestionar el conocimiento en la Administración de Justicia. En este sentido, incluso se llegó a plantear la necesidad de crear un entorno de gestión más adecuado que integre distintos organismos.

Por otro lado, se apuntaron aspectos pendientes de resolver que han venido sucediendo con los expedientes en papel y que pueden repetirse en el proceso electrónico. El ejemplo más claro es la acumulación de expedientes sin clasificar ni ordenar, por falta de implementación de políticas claras de gestión documental y que se puede reproducir ante la digitalización actual de documentos, si estos se almacenan en los servidores sin políticas de gestión documental ni de conservación.

En el marco de desgloses de problemas y ejemplos de la implementación de la nueva Oficina Judicial, destaca por su aislamiento, la ponencia sobre la contribución de la serie de normas de gestión ISO 30300 para documentos. Esta ponencia expone tres aspectos. En primer lugar subraya la función de gestionar los documentos al nivel estratégico, donde el más alto nivel directivo del sistema judicial quedaría comprometido en la gestión de documentos, y la rendición de cuentas de dicha gestión, aspecto que actualmente queda descuidado en el actual sistema. En este sentido esta norma contribuiría a una de las líneas de trabajo señaladas en la mesa, que apuntaba a la necesidad de crear un organismo con autoridad en la gestión de documentos judiciales. En segundo lugar, plantea cómo el ciclo de mejora continua y la evaluación periódica del sistema permitiría detectar los problemas y plantear mejoras. Por último, señala cómo el vínculo con otros sistemas de gestión como el de calidad, facilitaría la integración de la ISO 30300 en el sistema judicial, habida cuenta de la apuesta hecha por los sistemas de calidad en el sistema judicial español.

Teniendo en cuenta este marco, llama la atención que en ninguna de las mesas redondas con representantes del sistema judicial español, faltaran alusiones a la existencia de sistemas de gestión documental, ya definidos, que recogieran las problemáticas y plantearan soluciones. A partir de las preguntas en la sala, y el intercambio de respuestas, quedaron de manifiesto dos aspectos: 1) la falta de de sistemáticas de trabajo aplicadas a la gestión documental, recogidas en sistemas de gestión documental, como el planteado por la norma ISO 15489; y 2) el reconocimiento de un problema en la gestión documental, cuya búsqueda de soluciones se hace sin una apuesta clara por la intervención de profesionales de la documentación, ya que se deja la responsabilidad en manos de los Secretarios judiciales, que están desbordados de trabajo y concentran sus esfuerzos en otras responsabilidades de su desempeño profesional.

En definitiva, aunque se está trabajando en la modernización de la documentación judicial, aún queda mucho trabajo por hacer. La incorporación de la serie de normas ISO 30300 puede contribuir a sistematizar las prácticas de gestión documental y a asegurar la mejora continua.

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

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