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Formación interna de empresas – Infor@rea para Ricoh España – Resumen de la actividad por Elisa García-Morales

Escrito por: el 16/04/2012

Estas reflexiones surgen a raíz del Taller sobre la aplicación de las normas ISO 30300 impartido por Infor@rea el 27 de marzo de 2012 en la sede de Ricoh España. Este taller fue una buena oportunidad para pulsar el interés suscitado por la norma, y las inquietudes de las personas que se acercan a ella desde distintos propósitos (como ocurría en este caso).

El perfil de una buena parte de los participantes era el de consultores documentales con experiencia en proyectos de carácter  tecnológico. Su objetivo: conocer la norma para extraer argumentos de venta hacia sus clientes, y ver los requerimientos concretos que afectan a los procesos documentales. Se acercaban por primera vez a la gestión de los documentos bajo un concepto sistémico y, desde su experiencia, consideraron difícil que proyectos concretos -que suelen ser impulsados por los departamentos TI o por ámbitos departamentales- alcancen la dimensión estratégica y el respaldo de la alta dirección que requiere un sistema que cumpla con la norma ISO 30301. Sin embargo, ven el gran potencial que puede tener la norma como una nueva dimensión de los servicios de gestión documental.

Por otro lado, también estaba representado el perfil de responsable de gestión documental interno de la empresa el cual compartía funciones con seguridad y protección de datos, y tenía experiencia previa de certificación en otras normas como la ISO 27001 de seguridad de la información y la ISO 9001 de gestión de calidad. En este caso, el interés radicaba en la aplicación específica de la norma en la propia empresa, y en el  aprovechamiento de los trabajos de clasificación e identificación de documentos desarrollados por el grupo Ricoh siguiendo las directrices de la ISO 15489. Además buscaba soluciones concretas de tipo práctico a distintas problemáticas (las cuales no hallan respuesta en la serie de normas ISO 30300, que indica el qué pero no el cómo).

Apunto aquí una apreciación sorprendida por parte de un asistente tras el taller impartido:

–  ¡Ah¡ Entonces el sistema de gestión de los documentos es todo, y no sólo los documentos que tenemos en el repositorio del gestor documental.

Esta actitud refleja la asociación que tradicionalmente se ha venido haciendo entre gestión documental y los propios proyectos tecnológicos de implantación. Veremos si con la sutil matización lingüística que se introduce con la serie de normas ISO 30300 se produce el despegue hacia un enfoque verdaderamente sistémico de la gestión de documentos.

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

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