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Familia ISO 30300… ¿y qué pasa con el resto de normas ISO de gestión de documentos?

Escrito por: el 13/07/2011

La nueva familia de normas ISO 30300 – Management system for records, cuyos dos primeros productos ISO 30300 – Fundamentos y vocabulario e ISO 30301 – Requirements, serán publicadas previsiblemente en el próximo mes de octubre y suponen alinear la gestión de documentos con una de las metodologías normalizadas más conocidas y extendidas de gestión: los sistemas de gestión para la mejora continua.

La publicación de estas normas no supone la sustitución o descarte de otras normas ISO ya existentes o en desarrollo sobre la gestión documental

La publicación de estas normas no supone la sustitución o descarte de otras normas ISO ya existentes o en desarrollo sobre la gestión documental. Todo lo contrario, todos los productos del ISO TC46/SC11- Archives and records management se desarrollan bajo la vigilancia de un Grupo de coordinación que asegura la coherencia y compatibilidad de todos sus productos.

Anterior a las ISO 30300, existen las dos partes de la ISO 15489 – Records management, que recoge las buenas prácticas en la gestión documental y que se reconocen como la norma fundacional (la primera norma ISO en gestión de documentos). Estas normas, que se centran en el proceso operativo de la gestión de documentos, son la base de la operación del Sistema de Gestión establecido en las ISO 30300. Además, derivadas de la ISO 15489, se han publicado diversas normas que profundizan en algunos aspectos que quedan apuntados en la misma pero que han requerido un mayor desarrollo normativo: la serie ISO 23081 de metadatos, el informe técnico ISO 26122 de análisis de los procesos de trabajo y la ISO13028 sobre la digitalización. En este sentido el TC46/SC11 sigue trabajando en este tipo de normas y lo seguirá haciendo en paralelo con el desarrollo de la serie ISO 30300.

Desde el punto de vista práctico una organización que decida implantar un Sistema de Gestión ISO 30300, tendrá a su disposición el resto de las normas e informes técnicos para orientar la puesta en operación de los procesos y controles documentales. Estas normas e informes van dirigidos a los profesionales que tienen que diseñarlos e implantarlos y ponerlos en funcionamiento. A modo de ejemplo:

Una organización implantando un sistema de gestión ISO 30300, tiene que cumplir con el siguiente requisito:

ISO 30301- Anexo A. Control A. 1.2.1: Identificar la información descriptiva y de contexto. Se debe determinar y documentar la información necesaria para identificar los documentos de cada proceso de trabajo, incluyendo la identificación de la sección de la organización responsable de dichos documentos y procesos de trabajo, como parte de los requisitos de la gestión de  documentos.

A efectos del sistema de gestión ISO 30300 el cumplimiento del requisito se comprueba constatando la existencia de un documento de definición de metadatos, en los que se incluyen datos sobre el proceso de trabajo y la sección responsable, y comprobando que lo que consta en el documento se ha implementado en la aplicación de gestión documental. Este documento y su implementación serán responsabilidad de quien tenga la responsabilidad operativa, que no podrá buscar orientación o directrices en la ISO 30301, ya que nada nos dice sobre cómo se hace ese documento de definición de metadatos, cuáles son los elementos de un esquema de metadatos, cuáles son los niveles de agregación aconsejables, etc. Toda esta orientación la encontraremos en las normas ISO 23081 de Gestión de metadatos, a las que el responsable operativo debería acudir.

Siguiendo este ejemplo podríamos mapear cada uno de los requisitos operativos. Algunos, como el ejemplo puesto, tendrán su correspondencia en normas o informes técnicos específicos, otros sólo tendrán su referencia en las normas ISO 15489. El desarrollo de normas e informes en cada uno de los temas que lo requieran es la orientación estratégica del TC46/S11. Actualmente se están elaborando normas o informes sobre los siguientes temas: conversión y migración de documentos electrónicos, repositorios confiables de terceros, análisis de riesgos… y es posible que en breve se acometa también un proyecto sobre la destrucción de documentos.

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

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