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Experiencia de la charla de Nuria Amérigo en las V Jornadas Técnicas de Archivos de la Administración Local

Escrito por: el 02/05/2012

Nuria Amérigo, consultora documental, “Gestión documental en la PYME: tendencias y oportunidades”. V Jornadas Técnicas de Archivos de la Administración Local (26 y 27 de abril de 2012)

GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA PYME – Resumen de mi intervención

Si los profesionales en gestión de la información somos una minoría, los consultores especializados en PYMES somos la minoría de la minoría. ¿Por qué? La respuesta es sencilla, la gestión de la información es la asignatura pendiente en la empresa española, de hecho no se contempla en los planes de empresa ni está presente en las escuelas de negocio. Prueba de ello es la baja inversión en tecnología del sector empresarial lo que difiere mucho de los países de nuestro entorno situándose muy por debajo de la media Europea.

¿Cuándo se decide una PYME a gestionar su información de forma profesional? Cuando ha agotado todas las posibilidades y está próxima o inmersa en la etapa del desastre. Esto supone realizar proyectos más complejos puesto que lleva tiempo cambiar malas prácticas e implantar nuevos procedimientos, por no hablar de las pérdidas irreparables de documentos e información.

Si este ha sido el panorama hasta ahora, afortunadamente la tendencia está cambiando debido a que la globalización está obligando a las empresas a modificar sus políticas corporativas y a diseñar estrategias destinadas a mejorar su rentabilidad y competitividad, incluyendo la gestión de su información y su conocimiento. Por otra parte la bajada de los precios de las TIC gracias al software libre, el cloud computing y la sustitución del hardware fijo por los dispositivos móviles nos abre posibilidades de negocio y participación que no debemos desaprovechar.

Si durante mucho tiempo hemos formado parte del mito de Casandra, ese personaje condenado a hacer predicciones certeras que nadie creía, el poder de la información va tomando protagonismo en las organizaciones y cada vez se aplican más indicadores y procesos de mejora con el fin de que fluya la información y el conocimiento de forma transversal para la correcta toma de decisiones, desechándose poco a poco los tradicionales sistemas verticales, de la Dirección hacia abajo, que han demostrado sobradamente su ineficacia.

Para terminar no podía dejar de hablar de la familia de normas UNE ISO 30300 y 30301 de reciente aparición que califiqué como estrella de la temporada, supone una valiosa herramienta que enlaza el sistema de calidad de las empresas con la gestión documental, integrando los documentos y adaptándose a cualquier tipo de organización sea cual sea su tamaño.

Si quiere que expliquemos sus acciones ISO 30300, póngase en contacto con nosotros: http://www.iso30300.es/contactar     

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

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