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Examen de los principios de un sistema de gestión para los documentos (y relación con los principios de un sistema de gestión de la calidad). Introducción

Escrito por: el 25/09/2013

En la norma UNE-ISO 30300:2011 se enumeran los siete principios (apartados 2.4.2 a 2.4.8) necesarios para lograr el éxito implementando y manteniendo un sistema de gestión para los documentos (SGD). Estos principios de gestión constituyen un conjunto de “ideas fundamentales” que son la base para desarrollar la norma y comprenderla plenamente. Se utilizan para conducir a la organización hacia una mejora del desempeño del área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de los documentos.

Con este apunte iniciamos una serie de apuntes en los que se realizará una comparación de los principios de un SGD con los principios de un sistema de gestión de la calidad (serie de normas ISO 9000). Pensamos que este ejercicio puede ayudar a comprender de manera más completa los pilares en los que se sustenta un SGD y a descubrir oportunidades de mejora.

Los principios de gestión de la calidad que se definían en la norma UNE-EN ISO 9000:2005 están siendo actualizados en la revisión que se está llevando a cabo de la norma y cuya publicación está prevista para el año 2015. Por ello, en estos apuntes se utiliza el borrador publicado de la futura norma ISO 9001:2015 (ISO/CD 9001), que incluye un anexo informativo con los principios de gestión de la calidad.

En la siguiente tabla se presentan los siete principios de un SGD (norma ISO 30300) y su equivalencia con los siete principios de gestión de la calidad (ISO/CD 9001).

Principios de un SGD (ISO 30300)

 

Principios de un sistema de gestión de la calidad (ISO/CD 9001)
2.4.2 Enfoque al cliente y otras partes interesadas QMP 1 Customer focus
2.4.3 Liderazgo y responsabilidad QMP 2 Leadership
2.4.4 Toma de decisiones basada en la evidencia QMP 6 Evidence-based decision making
2.4.5 Implicación del personal QMP 3 Engagement of people
2.4.6 Enfoque sobre procesos QMP 4 Process approach
2.4.7 Enfoque sistemático de la gestión Sin equivalencia
2.4.8 Mejora continua QMP 5 Improvement
Sin equivalencia QMP 7 Relationship management

 

En los próximos apuntes iremos analizando los diferentes principios, empezando por el de “Enfoque al cliente y a otras partes interesadas”.

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

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