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El uso del término “documento” y su adecuación para traducir “record”: el punto de vista normativo

Escrito por: el 28/06/2011

En este apunte se examina el uso de los términos “documento” y “registro” en el ámbito de los sistemas de gestión y las normas ISO, además de la casuística añadida que puede generar la prevista aprobación de la familia de normas ISO 30300 para la puesta en funcionamiento de un “Management System for Records” (MSR).

En los sistemas de gestión regulados por normas ISO (ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001…) se establece como requisito el “control de los documentos” y el “control de los registros”, siendo necesario establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos documentados al respecto.

Por documento (“document” en inglés) se entiende:

“información y su medio de soporte” (ISO 9000:2005)

A su vez, registro (“record” en inglés), en tanto término específico, se define de la siguiente manera:

“documento […] que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas” (ISO 9000:2005)

La diferencia básica entre documentos y registros es que los primeros están sujetos al control de modificación (de estado de revisión), es decir, la organización debe aprobar los documentos antes de su emisión, revisarlos y actualizarlos cuando sea necesario, asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos, asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables están disponibles en los puntos de uso o prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. En cambio, los registros se utilizan para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas. Por ello, hay que “definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros” (ISO 9001: 2008).

El informe técnico UNE 66925 de Directrices para la documentación de sistemas de gestión de la calidad, equivalente al ISO/TR 10013, es una guía específica en la que se engloban como posibles documentos la política de la calidad, el manual de la calidad, los procedimientos documentados, las instrucciones de trabajo, los formularios, los planes de la calidad, las especificaciones y los documentos externos. En cuanto a los registros, se indica que estos muestran los resultados obtenidos o proporcionan evidencia que indica que se están realizando las actividades establecidas en los procedimientos de trabajo e instrucciones de trabajo o que se están cumpliendo los requisitos del sistema de gestión de la calidad y los especificados para el producto. Se aclara que los registros no están sujetos a cambio.

La norma ISO 30301, que establecerá los requisitos de un MSR, hace referencia al control de los documentos del propio sistema. Se especifica que la documentación del MSR se clasifica como “records”, de manera que su creación y los procedimientos de control correspondientes deben ser consistentes con la creación y los procedimientos de control establecidos para todo el sistema documental. Recordamos que “record”, según la norma ISO 30300, se definiría como:

“information created, received, and maintained as evidence and/or as an asset by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business or for its purposes, regardless of medium, form or format.”

Nos encontramos, pues, con tres términos y sus respectivas definiciones –“document” (documento); “record” (registro), según los sistemas de gestión actuales; “record” (registro), según un MSR– que deberían armonizarse. En especial, cara a la implementación de un sistema integrado de gestión que incluya varias normas ISO, uso bastante extendido en organizaciones de diverso tipo. Esta cuestión reclama un debate de fondo, más aún considerando que en la práctica se ha ido consolidando la distinción entre “control de los documentos” y “control de los registros”.

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

2 Comentarios »

  • Nelson Humberto Leon Acuñs opinó:

    Evidentemente la cuestión terminologica presenta un gran punto de discrepancia al realizar trabajo interdidciplinario en la implementación de los sistemas, sin embargo debe ser claro que desde la óptica de la archivistica y la gestión documental no se puede hacer diferencial alguna entre documento y registro, o acaso una declaración de política no es tan evidencial como un acta o un soporte de contabilidad.

    Creo que la diferencia en cierto sentido se ve en dos momentos, la referente a crear y controlar los documentos correspondería a la planeación y elaboración y el del tratamiento en las etapas de tramite, organización, … En donde se convertiría en record

  • José Alberto Alonso opinó:

    En el apunte se hace referencia a la distinción entre “documento” (document) y “registro” (record) que establecen por el momento los sistemas de gestión ISO (calidad, medio ambiente, seguridad de la información…). Es cierto que, desde el punto de vista de la gestión documental, un manual de gestión o un procedimiento pueden considerarse “records” o “documentos de actividad”.

    En esta línea, un reciente documento –ISO Supplement, Procedures specific to ISO (3ª ed.)– elaborado por el área ISO/IEC Directives and ISO Supplement, encargada de armonizar las normas de sistemas de gestión y definir para éstas una estructura y términos comunes, viene a revisar el planteamiento existente introduciendo el concepto de “información documentada”:

    documented information
    information required to be controlled and maintained by an organization (3.01) and the medium on which it is contained

    NOTE 1 to entry: Documented information can be in any format and media and from any source.

    NOTE 2 to entry: Documented information can refer to
    – the management system (3.04), including related processes (3.12);
    – information created in order for the organization to operate (documentation);
    – evidence of results achieved (records).

    Hay que señalar que la norma ISO 30301 ya recoge en parte esta idea al referirse, en términos generales, a la “documentación” del sistema (apartado 7.5).

    Sobre el documento ISO Supplement, Procedures specific to ISO (3ª ed.) puede leer nuestro apunte: http://www.iso30300.es/directrices-iso-para-armonizar-las-normas-de-sistemas-de-gestion

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