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El ciclo de la mejora continua en la gestión de documentos

Escrito por: el 28/02/2013

En un apunte anterior se explicaba que las normas de gestión ISO se basan en el enfoque por procesos o ciclo PDCA (Plan – Do – Check – Act, Planificar – Hacer – Verificar – Actuar).

Esta estrategia de mejora continua también ha sido adoptada por la norma ISO 30301 de sistemas de gestión para los documentos, tal como se muestra en la siguiente tabla:

Ciclo PDCA Apartados de la norma ISO 30301  Acciones
Planificar  4. Contexto de la organización y su contexto
  • Identificar los factores externos e internos.
  • Evaluar los requisitos de negocio, legales y de otra índole.
  • Definir el alcance del sistema de gestión para los documentos.
 5. Liderazgo
  • Demostrar el compromiso de la dirección.
  • Establecer una política de gestión documental.
  • Asignar las responsabilidades de dirección y operativas.
 6. Planificación
  • Determinar los riesgos y oportunidades.
  • Establecer los objetivos de gestión documental.
 7. Soporte
  • Asignar los recursos que necesita el sistema.
  • Asegurar la capacitación, concienciación y formación de las personas.
  • Establecer procedimientos para la comunicación interna.
  • Definir los procedimientos para controlar la documentación requerida por el sistema.
Hacer 8. Operación

Anexo A (normativo)

  • Diseñar, implementar y controlar los procesos de gestión documental.
  • Implementar las aplicaciones informatizadas de gestión documental.
Verificar 9. Evaluación del desempeño del SGD
  • Evaluar el desempeño de los procesos y la
    efectividad del sistema mediante indicadores de medición, las auditorías
    internas y la revisión por la dirección.
Actuar 10. Mejora
  • Adoptar acciones para eliminar las causas de las no conformidades identificadas.
  • Revisar la política, los objetivos, los recursos, los procesos y las aplicaciones de gestión documental.

Poner en funcionamiento este ciclo de mejora continua facilita que las organizaciones aborden, de una manera sistemática, la resolución de problemas vinculados a la gestión de documentos y alcancen los resultados previstos para esta área de gestión.

 

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

1 Comentario »

  • lidia mendez opinó:

    agradecer ante todo por la ayuda,el tener una base en el manejo documental es importante. Nuevamente gracias

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