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Cuestión sobre el alcance de la norma ISO 30301 y su aplicación a servicios documentales

Escrito por: el 03/07/2013

El comité ISO/TC 46/SC 11 – Archives/records management dispone de un página web pública (“Questions & Answers”) destinada a resolver cuestiones interpretativas sobre las normas ISO 30300 e ISO 303001.

La primera cuestión resuelta hace referencia a la posibilidad de aplicar la norma de requisitos ISO 30301 a los servicios prestados por las organizaciones que ofrecen servicios documentales externalizados a otras organizaciones.

A partir del examen del alcance de la norma (apartado 4.3) se concluye que:

–      Es aplicable a las organizaciones que ofrecen servicios documentales externalizados a otras organizaciones.

–      Es posible definir el alcance del sistema de gestión para los documentos para que cubra los servicios documentales prestados por la organización.

–      La aplicación de la norma a los servicios documentales no excluye los requisitos establecidos en los apartados 4 a 10 (Contexto de la organización, Liderazgo, Planificación, Soporte, Operación, Evaluación del desempeño del SGD, Mejora).

–      Cuando los servicios documentales incluyan el almacenamiento de papel o electrónico, la gestión y la entrega o reparto de documentos, los requisitos del Anexo A (Procesos y controles) deberán aplicarse a los documentos del cliente.

De esta manera, se abre la vía para que las empresas de custodia de documentos, alojamiento electrónico, digitalización o bien los servidores de almacenamiento en la nube puedan implantar con garantías la norma ISO 30301 y asegurar un mejor control de la documentación de sus clientes.

En dos apuntes anteriores de nuestro blog –Aplicación de la norma ISO 30301 en servicios de gestión documental (1 y 2)– ya sosteníamos un criterio favorable a esta posibilidad, que ahora ha corroborado el Subcomité ISO/TC 46/SC 11. Confiamos en que esta decisión anime a las empresas de servicios documentales a emprender el camino de la implantación de la norma ISO 30301.

Las personas u organizaciones interesadas en plantear nuevas cuestiones relacionadas con el uso de las normas ISO 30300 e ISO 30301, la implementación de sistemas de gestión para los documentos o la auditoría de los mismos pueden dirigirse a los siguientes contactos: Carlota Bustelo (carlota@carlotabustelo.com) | Judith Ellis (judithellis@enterpriseknowledge.com.au).

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

1 Comentario »

  • Juan Carlos Lopez opinó:

    Comparto plenamente lo dicho en el post y lo hago extensible a la norma conectada ISO 27001: hay algo más evidente que la información primera a proteger debe ser la de nuestros clientes? En empresas de servicios BPO sería la mejor forma de transmitir seguridad al cliente.

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