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Correspondencia entre la lista de comprobación de AIIM para la gobernanza de los documentos y la norma ISO 30301:2011

Escrito por: el 23/07/2013

AIIM, la comunidad global de profesionales de la información de origen norteamericano, empezó el año publicando en su colección “How to Guides” la lista de comprobación “Records Management Governance: Getting it Right in 12 Steps”, disponible previo registro en la siguiente dirección Web:

http://pages2.aiim.org/ERMChecklist_AIIMGuidePage.html

La propuesta elaborada por Betsy Fanning, directora de “Standards and Chapter Relations” de AIIM, tiene por objeto identificar las áreas clave que deberían revisarse para ayudar a evitar problemas de incumplimiento desafortunados y costosos con los documentos.

En este apunte se propone una correspondencia entre la lista de comprobación de AIIM, que en realidad plantea 13 aspectos clave,  y los apartados de la norma ISO 30301:2011 de sistemas de gestión para los documentos.

Records Management Governance: Getting it Right in 12 Steps

 

ISO 30301:2011. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos

 

1 – Records Management Governance: Records Management Policy | Records Management Plan | Records Management Program 4.2 Requisitos de negocio, legales y de otra índole

5.2 Política

5.3 Roles organizativos, responsabilidades y competencias

6.2 Objetivos de gestión documental y planes para alcanzarlos

8.2 Diseño de los procesos de gestión documental

 

2 – Records Inventory – Knowing what you have

 

8.2 Diseño de los procesos de gestión documental
3 – Retention Schedule – Knowing what to do with what you have 8.2 Diseño de los procesos de gestión documental

 

4 – File Plan – Making use of your records

 

8.2 Diseño de los procesos de gestión documental
5 – Regulatory/Legal Compliance – Following the rules

 

4.2 Requisitos de negocio, legales y de otra índole

9.1 Supervisión, medición, análisis y evaluación

6 – Business Continuity – Making sure your business continues

 

6.1 Acciones para el tratamiento de riesgos y oportunidades
7 – Security and Privacy – Protecting your information

 

8.2 Diseño de los procesos de gestión documental
8 – Metadata – Making it easy to find records when you need them

 

8.2 Diseño de los procesos de gestión documental
9 – Records Center Operations and IT Obligations – Managing it all

 

8.2 Diseño de los procesos de gestión documental
10 – Preservation – Making sure your records stay around

 

8.2 Diseño de los procesos de gestión documental
11 – Disposition – Getting rid of records before it is too late

 

8.2 Diseño de los procesos de gestión documental
12 – Training – Getting everyone on board

 

7.3 Concienciación y formación
13 – Monitoring and Auditing – Staying with the plan

 

9.2 Sistema de auditoría interna

10 Mejora

 

 

Una cuestión que no se desarrolla suficientemente en la lista de comprobación de AIIM es la implementación de las aplicaciones de gestión de documentos, aspecto que la norma ISO 30301 trata en el apartado 8.3 y en el Anexo A (normativo).

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

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