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Contribución de un sistema de inteligencia competitiva en el diseño de un sistema de gestión para documentos

Escrito por: el 02/10/2012

La norma ISO 30301 en sus requerimientos para definir y revisar un Sistema de Gestión para Documentos (SGD) establece como paso previo la necesidad de conocer todos los factores externos e internos de una organización (apartado 4). De este modo, cualquier organización sabe cuáles son los requisitos de negocio, legales, reglamentarios y de otra índole, implicados en la creación y control de documentos, y consigue alinear el SGD a sus objetivos y estrategias. La obtención de información sobre el entorno, su procesamiento y el análisis de esta información para definir acciones y estrategias se denomina inteligencia competitiva. Por tanto, ésta contribuye en parte a definir el SGD y, a su vez, éste contribuye a organizar los documentos generados por los sistemas de inteligencia competitiva existentes en las organizaciones (Gráfico 1).

Gráfico 1: Conocimiento del entorno requerido por la norma ISO30301 apartir de la UNE 166006

El contexto externo hace referencia a un amplio abanico de aspectos. La norma 30301 los agrupa en tres ámbitos. El primero se refiere al entorno social y cultural, legal, reglamentario, financiero, tecnológico, económico, natural y de competencia, tanto a nivel internacional como nacional, regional o local. El segundo ámbito se refiere a observar las motivaciones y tendencias clave que influyen en los objetivos de la organización. Y, por último, se apunta a la necesidad de conocer las relaciones, percepciones, valores y expectativas de las partes interesadas externas.

El contexto interno de la organización abarca cualquier aspecto de la gobernanza, la estructura organizativa, las políticas, los objetivos y las estrategias utilizadas para alcanzarlos, los recursos y los conocimientos de la organización (capital intelectual).

La obtención de la información sobre estos ámbitos requiere de una sistemática que, debidamente definida y actualizada, redunda en la calidad y fiabilidad de la información y, por tanto, en la eficacia del diseño del SGD. Dicha sistemática engloba un conjunto de procesos y recursos que configuran el sistema de inteligencia competitiva de la organización (Gráfico 1) Para definir dicha sistemática las organizaciones pueden basarse en los requisitos especificados por la norma UNE 166006, que definen un conjunto de procesos que se detallan a continuación:

a)     Identificar las necesidades de información y las fuentes de información internas y externas disponibles para dichas áreas, tanto formales como informales.

b)     Planificar los recursos, la estructura, la periodicidad de la observación o vigilancia, y actualización de las necesidades.

c)     Buscar, tratar y validar la información obtenida en cuanto a pertinencia, fiabilidad, relevancia, y calidad.

d)     Distribuir la información a las partes interesadas de la organización según sus necesidades, para lo cual se establecerán circuitos de comunicación, que pueden ser completadas con actuaciones de seguimiento y dinamización.

e)     Poner en valor la información, mediante un análisis para detectar oportunidades, reducir riesgos, innovar, adecuar la estrategia de la organización, tomar decisiones, etc.

Un sistema de inteligencia competitiva requiere documentar los aspectos identificados: áreas sobre las que es preciso obtener información, fuentes que se han seleccionado para obtener dicha información, palabras clave, operadores y criterios de selección requeridos para elaborar un informe, e información del tipo de producto que se entregará y sus contenidos. En este sentido la norma ISO 30301 ofrece la sistemática para gestionar, entre otros documentos, los documentos vinculados al sistema de inteligencia competitiva y a los procesos de investigación, desarrollo e innovación.

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

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