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¿Cómo gestionar los documentos de los procesos de I+D+i?

Escrito por: el 10/10/2012

Las actividades de I+D+i tienen como marco normativo la serie de normas 166000. Concretamente la UNE 166002:2006 describe los requisitos que deben cumplir los sistemas de gestión de la I+D+i establecidos en las organizaciones, si quieren certificar dicho sistema. 

Los requisitos de dicho sistema están establecidos en el apartado 4 de la norma UNE 166002:2006. De modo general estos requisitos son establecer, documentar, implantar y mantener un modelo del proceso de I+D+i. Para ello, cada organización debe efectuar un conjunto de acciones, de entre las cuales destacan, desde el punto de vista de los documentos las siguientes: identificar las actividades del proceso de I+D+i que deben ser objeto de gestión; determinar la secuencia y la interacción de las actividades dentro del proceso; y asegurarse la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de las actividades. 

Disponer de información tiene relación directa con la gestión de documentos, que forma parte, o debería formar parte de los sistemas de información de la organización. En este sentido, un sistema de gestión de la I+D+i cuenta con una gran variedad de tipologías documentales, que se pueden agrupar en dos bloques: las que documentan el sistema en los términos de políticas y objetivos del sistema, y las que documentan las actividades propias del proceso de I+D+i.

 Entre las tipologías que documentan el sistema están las mismas que señalan otros sistemas de gestión (ISO 9000, ISO 14000…): a) las declaraciones documentadas de una política de I+D+i y de objetivos de I+D+i; b) los procedimientos documentados requeridos en la norma vinculados al ciclo de mejora continua; c) los resultados de los procesos de I+D + I para evaluar el efectivo cumplimento de los objetivos planteados en la política de I+D+I, efectuando su correspondiente seguimiento y medición mediante las auditorias y las acciones de mejora; y d) los registros requeridos por esta norma. 

Las tipologías documentales específicas del proceso de investigación son todas aquellas conformadas por los documentos orientados a asegurar la eficaz planificación, operación y control de las actividades de I+D+i. Éstas actividades abarcan desde la documentación referente a la organización de la unidad de investigación hasta el desarrollo del producto y su comercialización. 

De modo más concreto la documentación generada procede de actividades como: a) la vigilancia tecnológica que incluye la captura, el análisis, la difusión y la exploración de las informaciones científicas; la alerta de innovaciones susceptibles de crear oportunidades y amenazas; la identificación y análisis de problemas y oportunidades; y el análisis y selección de ideas; b) la planificación, el seguimiento y el control de la cartera de proyectos; c) la transferencia tecnológica; d) la documentación del producto de I+D+i en cuanto a descripción del diseño, planificación de recursos, implementación del proceso de diseño, prueba piloto, rediseño de acuerdo a los resultados del prototipo, demostraciones reales del nuevo prototipo, producción, comercialización y control de cambio; e) compras y subcontrataciones de acuerdo a los requisitos especificados por la unidad de gestión de la I+D+i, los requisitos para la aprobación de la compra y los requisitos para la calificación del personal subcontratado (Figura 1). 

Teniendo en cuenta este volumen de documentos ¿Cómo pueden las organizaciones gestionar los documentos? 

La norma ISO 30301:2011, alineada con los sistemas de gestión ISO, ofrece los requerimientos que deben cumplir las organizaciones para lograr una sistemática en la gestión de documentos que conduzca a la eficiencia. Como todos los sistemas de gestión, los requerimientos siguen el ciclo de mejora continua, entre cuyas fases destacamos la fase de operaciones. En ésta se prevé: a) la planificación y el control de operaciones; b) el diseño de los procesos de gestión documental y los controles señalados en el anexo A de carácter normativo; y c) la implementación de las aplicaciones de gestión documental, que deberían vincularse a los sistemas de información existentes en las organizaciones (Figura 1).

Figura 1: Esquema de vinculación de un sistema de gestión para documentos con los procesos de gestión de la I+D+i

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

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