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Comités técnicos de ISO que desarrollan normas sobre gestión de documentos

Escrito por: el 03/05/2011

La ISO (International Organization for Standardization) se compone de varios comités técnicos que desarrollan su trabajo de normalización dentro de un campo o ámbito específico, siendo los responsables de elaborar, publicar y mantener normas (ISO Standard), especificaciones técnicas (ISO/TS Technical Specification) o informes técnicos (ISO/TR Technical Report) relacionados con su área temática.

Los comités técnicos (TC, technical committee), que se listan siguiendo un orden numérico, se componen de subcomités (SC, subcommittees) y estos, a su vez, de grupos de trabajo (WG, working groups).

El comité técnico TC 46 (Information and documentation) se ocupa de la normalización de las prácticas relacionadas con las bibliotecas, los centros de información y documentación, la edición, los archivos, la gestión de documentos, la documentación de los museos, los servicios de indización y resumen y, en general, las ciencias de la información y la documentación. (Más información sobre el TC 46 en el enlace: http://www.iso.org/iso/standards_development/technical_committees/list_of_iso_technical_committees/iso_technical_committee.htm?commid=48750.)

Uno de los subcomités que integran el TC 46 es el subcomité SC 11 (Archives/records management) que se encarga del trabajo específico de normalización de los principios para la creación y gestión de “documents”, “records” y “archives” como evidencias de actividades, abarcando todos los soportes (electrónico y papel). Las normas de gestión de documentos publicadas tienen como propósito facilitar a las organizaciones el cumplimiento, de una manera eficaz y eficiente, de las regulaciones sobre mantenimiento de documentos. En este sentido, la creación y mantenimiento de documentos con valor para la rendición de cuentas y el desempeño de las actividades de negocio de una institución o empresa comporta también la responsabilidad de diseñar, implementar y gestionar políticas, procedimientos, sistemas y procesos. (Más información sobre el TC 46/SC 11 en el enlace: http://www.iso.org/iso/standards_development/technical_committees/list_of_iso_technical_committees/iso_technical_committee.htm?commid=48856.)

Entre los diversos grupos de trabajo del TC 46/SC 11 se pueden citar, por ejemplo, los que trabajan los siguientes temas: Metadatos (TC 46/SC 11/WG 1), “Records management systems”: fundamentos y vocabulario (TC 46/SC 11/WG 8), “Records management systems”: requisitos (TC 46/SC 11/WG 9), Implementación de directrices para la digitalización de documentos (TC 46/SC 11/WG 10), Conversión de documentos electrónicos (TC 46/SC 11/WG 12).

En paralelo a la labor del comité técnico TC 46, que se centra en las políticas y procedimientos de gestión de documentos, encontramos la del comité técnico TC 171 (Document management applications), que tiene un enfoque tecnológico. Su misión consiste en desarrollar normas sobre el control de calidad y la integridad de los documentos almacenados en microformas (microfilmes, microfichas…) o soportes electrónicos. Así, se ocupa de los procesos que implican la captura, indización, almacenamiento, recuperación, distribución, presentación, migración, intercambio o preservación de documentos en estos soportes. (Más información sobre el TC 171 en el enlace: http://www.iso.org/iso/standards_development/technical_committees/list_of_iso_technical_committees/iso_technical_committee.htm?commid=53650.)

Dentro del TC 171, el subcomité TC 171/SC 2 (Application issues) desarrolla las normas sobre el formato PDF. Por su parte, el subcomité TC 171/SC 3 (General issues) ha publicado informes técnicos con recomendaciones sobre la gestión de documentos electrónicos en discos ópticos WORM, la veracidad y fiabilidad de la información almacenada electrónicamente, o la conservación a largo plazo de la información basada en documentos.

En España el AEN/CTN 50 “Documentación” de AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación) es el comité técnico que participa en el TC 46/SC 11 y en el TC 171 de ISO, como miembro “P” (con derecho a voto), junto a los demás comités nacionales. Los trabajos específicos relacionados con la gestión de documentos los desarrolla el subcomité AEN/CTN 50/SC 1 “Gestión de documentos y aplicaciones”, que se encargará, por tanto, de traducir al español la familia de normas ISO 30300. (Más información sobre el AEN/CTN 50 en el enlace: http://www.aenor.es/aenor/normas/ctn/fichactn.asp?codigonorm=AEN/CTN%2050&pagina=1.)

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

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