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Artículo sobre la ISO 30300 en “Dossier Empresarial”, por Maria Rosa Lloveras

Escrito por: el 17/01/2012

El semanario económico Dossier Empresarial (nº 183, 6-12 de enero de 2012) ha publicado en su Tribuna un artículo de Maria Rosa Lloveras con el título Gestión de documentos: hacia una visión estratégica”.  

En este artículo se hace una breve presentación de la serie de normas ISO 30300 y de la relevancia que tiene actualmente un uso adecuado de los documentos como activo de las organizaciones.     

El artículo se puede consultar en la edición digital del semanario: http://www.dossierempresarial.com/leeropinio.asp?autor=364

También lo adjuntamos a continuación en PDF:

 DossierEmpresarial183-TribunaMRosaLloveras

Y lo reproducimos:

Gestión de documentos: hacia una visión estratégica

Las tecnologías de la información -con la incorporación de aplicaciones y servicios en la nube (cloud computing) y el uso creciente de los dispositivos móviles-, está provocando que los documentos que las empresas producen como evidencia de sus procesos y actividades de negocio crezcan de forma exponencial y, además, de manera dispersa en múltiples soportes y formatos.

En respuesta a esta realidad, las organizaciones han ido estableciendo políticas orientadas al uso de la tecnología. Estas políticas suelen desarrollarse desde una perspectiva tecnológica y de cumplimiento legal (sobre todo de seguridad y privacidad de la información) olvidando, en muchos casos, regular el mantenimiento de la información que contienen los documentos. Así, se suelen dejar de lado cuestiones cruciales: ¿Cómo gestionar de manera coherente todos los documentos dispersos por los servidores de la organización, los puestos de trabajo de la red local, las aplicaciones en la nube y los dispositivos móviles? ¿Qué guardamos? ¿Quién es el responsable de capturar el contenido e incorporarlo en el repositorio de la organización? ¿Cuánto tiempo lo hemos de guardar?

Esta situación se origina en el hecho de que muchas organizaciones consideran la tecnología como un elemento que, por sí solo, puede facilitar el desempeño de los procesos y las actividades de la organización, sin contar con una perspectiva global sobre la gestión de los documentos y las evidencias electrónicas. Sin restar importancia a las tecnologías de la información, es conveniente prever que estas deberían facilitar la gestión de los documentos y, por consiguiente, el logro de una mayor eficiencia de los procesos de negocio de la organización y el cumplimiento de los requisitos legales, de las partes interesadas e internos de la organización. Desde esta óptica, los documentos pasan a ser considerados como un recurso o activo de la organización, al mismo nivel que las tecnologías de la información. Si los recursos de una organización deben gestionarse con una visión estratégica y de mejora continua, también los documentos deberían gestionarse con esta misma visión. La finalidad de la gestión documental es, por lo tanto, la creación y mantenimiento, durante el tiempo que sea necesario, de documentos y evidencias electrónicas capaces de dar soporte a las actividades de la organización y de probar que éstas se realizan de acuerdo con los requisitos de la organización.

Hasta ahora no se disponía de directrices reconocidas internacionalmente para gestionar los documentos desde una visión estratégica y de mejora continua. Sin embargo, desde noviembre de 2011 contamos con la serie de normas ISO 30300: ‘Sistemas de gestión para los documentos’. Esta serie -al igual que sus homólogas ISO 9000 (gestión de la calidad) o ISO 14000 (gestión ambiental)- se considera un Management System Standard o Norma de Sistema de Gestión y se caracterizan por incidir en los requisitos que debe cumplir un área determinada de la gestión para garantizar un funcionamiento orientado a la mejora continua.

Las dos primeras normas de la familia ISO 30300, que ya han sido publicadas en inglés y francés son: ISO 30300:2011 (principios esenciales y vocabulario) e ISO 30301:2011 (requisitos). Esta última es la que permitirá certificar un sistema de gestión para los documentos. Un sistema que hace hincapié en que «la creación y gestión de documentos es parte integral de las actividades, procesos y sistemas de las organizaciones. La gestión documental hace posible la eficiencia, la rendición de cuentas, la gestión de los riesgos y la continuidad del negocio. También permite a las organizaciones capitalizar el valor de sus recursos de información convirtiéndolos en activos comerciales y de conocimiento, contribuyendo a la preservación de la memoria colectiva, en respuesta a los desafíos del entorno global y digital».

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

1 Comentario »

  • Jorge Hernan Salazar opinó:

    Me parece interesante que nivel internacional y mundial podamos hablar en los mismos términos y lograr estandarizar procesos relacionados con la Gestión Documental.

    En Colombia; desde el año 2000,el gobierno nacional en su preocupación por unificar criterios de archivista, genero una ley, la 594 para definir aspectos del manejo físico de los documentos, como criterios de organización y de retención documental.

    Pero sin duda, el reto ahora de la norma, es avanzar a la era digital y prepararse para las dimensiones que esto implica; lo cual en gran medida podría resolver la norma ISO:30300

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