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Aplicación de la norma ISO 30301 en servicios de gestión documental (y 2)

Escrito por: el 05/02/2013

En el apunte previo acabábamos con la siguiente pregunta:

¿se puede implantar en una empresa de servicios de gestión documental un sistema de gestión para los documentos, según ISO 30301, circunscrito a los procesos de realización del servicio?

Lo primero que debería analizarse es qué establece la norma ISO 30301:2011 sobre el alcance de un sistema de gestión para los documentos (SGD). En el apartado “4.3 Definición del alcance” se especifica que:

“El alcance del SGD puede incluir la totalidad de la organización, funciones específicas, secciones específicas, o una o más de las funciones de un grupo de organizaciones.”

Por lo tanto, un SGD puede dimensionarse en torno a los procesos de gestión documental a los que se quiere aplicar una operativa de creación y control de documentos, sin necesidad de abarcar toda la organización. Algo similar sucede con el resto de normas de sistema de gestión ISO, como es el caso de la norma ISO 27001 de gestión de seguridad de la información. Así pues, desde el punto de vista de la norma ISO 30301 sería posible implantar un SGD sólo en los procesos de prestación del servicio excluyendo el resto de la organización.

Ahora bien, ¿es adecuado hacerlo y asegurar, únicamente, el control de una parte de los documentos? La norma ISO 30301 tiene en cuenta la gestión de riesgos a la hora de determinar los requisitos del sistema. De manera que el alcance de un SGD es, entre otros, el resultado de la identificación y evaluación de riesgos y oportunidades. Si este resultado sólo implica a una parte de los procesos y, por consiguiente, de los documentos de la organización, entonces sí es adecuado hacerlo. En cualquier caso, la identificación de los documentos que forman parte del SGD (qué documentos deben ser creados y capturados en cada proceso de negocio) deberá determinar con exactitud los documentos a tratar.

A modo de conclusión, entendemos que es factible implementar un SGD aplicado a la documentación de los clientes. Sin olvidar, no obstante, que probablemente habrá documentación interna de la organización a la que se tendrán que aplicar también los requisitos de creación y control de los documentos.

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

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