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Aplicación de la norma ISO 30301 en servicios de gestión documental (1)

Escrito por: el 17/01/2013

AENOR organizó el pasado 22 de octubre de 2012 la Jornada “Normas de servicios, mejorando su negocio”. A propósito de este encuentro cabe comentar dos aspectos. Por un lado, los beneficios reconocidos por las empresas de servicios que utilizan normas de servicios y su impacto en proveedores y usuarios:

–      Capacidad para demostrar calidad de servicio a los clientes.

–      Calidad del servicio.

–      Terminología/definiciones.

–      Capacidad para cumplir requisitos legales.

–      Capacidad para cumplir requisitos de salud y seguridad.

–      Relaciones contractuales.

–      Satisfacción del cliente.

–      Transparencia en el servicio prestado.

–      Uso de indicadores.

–      Capacidad para comparar ofertas/proveedores.

–      Capacidad para exportar.

–      Aumento de su cuota de mercado.

–      Beneficios económicos.

Por otro lado, se constata que no se incluye en la lista de comités técnicos nacionales en el sector servicios al comité AEN/CTN 50 – Documentación, pese a que éste ha elaborado normas que pueden considerarse aplicables al sector de servicios de gestión documental (por ejemplo, custodia y digitalización de documentos).

Las empresas de servicios de gestión documental que quieran apoyar la realización de sus actividades en la normalización pueden tener en cuenta dos tipos de normas ISO:

a)    Respecto a la administración y gestión de la organización (management): normas del sistema de gestión para las áreas de calidad, gestión ambiental, seguridad de la información, gestión de riesgos, gestión para los documentos o gestión de la energía.

b)    Respecto a la prestación de sus servicios: normas e informes técnicos que establecen directrices o códigos de buenas prácticas para realizar algún proceso relacionado con la gestión de documentos. Dependiendo del servicio específico pueden ser de interés las siguientes normas ISO:

–      UNE-ISO 15489-1:2006. Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades.

–      UNE-ISO/TR 18492:2008 IN.
Conservación a largo plazo de la información basada en documentos.

–      UNE-ISO/TR 15801:2008 IN. Imagen electrónica. Información almacenada electrónicamente. Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad.

–      UNE ISO/TR 13028:2011 IN. Directrices para la implementación de la digitalización de documentos.

–      UNE-ISO 16175-2:2012. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos.

–      UNE-ISO 16175-3:2012. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 3: Directrices y requisitos funcionales para documentos en los sistemas de la organización.

–      ISO 13008:2012 Digital records conversion and migration process.

En este contexto, la implementación de la norma ISO 30301 de sistemas de gestión para los documentos, aseguraría que las empresas de servicios de gestión documental cumplen con los requisitos derivados de los procesos de realización del servicio, es decir, de creación y control de los documentos y de cómo se realizan en las aplicaciones de gestión documental (apartado 7.2 de la norma ISO 9001:2008).

Sin embargo, queda por dilucidar la siguiente cuestión: ¿se puede implantar en una empresa de servicios de gestión documental un sistema de gestión para los documentos, según ISO 30301, circunscrito a los procesos de realización del servicio? Aunque este tema está pendiente de resolverse a nivel internacional, en un próximo apunte plantearemos nuestro punto de vista.

El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.

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